Umowa o body leasing (w IT)

Jest to umowa, na podstawie której firma IT udostępnia swój personel klientowi w ramach outsourcingu. W modelu tym usługodawca nie zobowiązuje się do realizacji oznaczonego celu projektu informatycznego, przeznacza jedynie do dyspozycji usługobiorcy w danym okresie zasoby swojego personelu i ponosi odpowiedzialność za dyspozycyjność tych zasobów.

Na potrzeby niniejszego tekstu strony tej umowy nazwiemy:

• Usługobiorca – strona, do której delegowany jest personel IT;
• Usługodawca – firma IT odpowiedzialna za delegowanie członków swojego personelu do świadczenia  usług u Usługobiorcy.

Kwalifikacja prawna umowy: umowa o świadczeniu usług; 

Mające zastosowania przepisy: Kodeks Cywilny, ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Podstawowe postanowienia

• Przedmiot umowy. Należy określić przynajmniej:

  • Usługi – określenie (ogólne) do jakich typów usług personel Usługodawcy będzie kierowany; 

  • Personel Usługodawcy – wskazanie członków personelu Usługodawcy, którzy zostaną skierowani do świadczenia Usług; mogą być określone w umowie lub w załączniku do niej lub podlegać doprecyzowaniu na etapie zamówień (gdy umowa ma charakter ramowy - skład personelu każdorazowo określa wówczas zamówienie). Jeżeli Usługobiorcy nie zależy na konkretnych osobach tylko na umiejętnościach, określenie składu Personelu Usługodawcy można ograniczyć do wymagań np. co do doświadczenia, roli lub technologii, w których mają specjalizować się członkowie Personelu; 

  • Tryb składania zamówień – jeśli umowa przewiduje dookreślenie zakresu usług w zamówieniach; warto dookreślić również kto jest uprawniony do składania i przyjmowania zamówień, w jakiej formie (dokumentowej, pisemnej etc), jak również to, czy Usługobiorca jest zobowiązany do ich przyjęcia; 

  • Miejsce świadczenia usług – np. zdalnie, lub w siedzibie Usługobiorcy; 

  • Dyspozycyjność Personelu – dyspozycyjność Personelu lub poszczególnych jego członków np. minimum 100 godzin miesięcznie, średnio 8 godzin w każdy dzień roboczy itp.;

• Określenie czasu trwania umowy – umowy na body leasing często zawierane są na czas nieoznaczony, mogą mieć też charakter terminowy. W przypadku umowy na czas nieoznaczony należy wprowadzić termin wypowiedzenia. W przypadku umowy terminowej można przewidzieć zapisy precyzujące przyczyny wypowiedzenia umowy przed czasem np. brak dyspozycyjności Personelu, płatności etc.;
• Wynagrodzenie Usługodawcy.
  • Istnieje kilka sposobów określenia formuły wynagrodzenia. Do najpopularniejszych należą:

    • Time&Materials - formuła wynagrodzenia odpowiadająca MH (man-hour) lub MD (man-days) pracy każdego członka jego Personelu skierowanego do Usługobiorcy;

    • Time&Materials z CAP – rzadziej spotykany w przypadku body leasingu - jest to rozliczenie w formule jak T&M z tą różnicą, że określamy co stanie się po osiągnięciu określonej liczby MH lub MD przez Usługodawcę tj. przewidujemy tzw. CAP;

  • Terminy płatności wynagrodzenia - w okresach rozliczeniowych (np. miesięcznych, kwartalnych, etc.);
  • Wynagrodzenie powinno obejmować przeniesienie praw autorskich lub udzielenie stosownych licencji na rzecz Usługobiorcy;
• Przeniesienie praw autorskich. Usługobiorca powinien pozyskać prawa do korzystania z utworów powstałych w ramach świadczenia usług przez Personel. W przypadku body leasingu członkowie Personelu są delegowani najczęściej do rozwoju/serwisowania oprogramowania Usługobiorcy lub jego klientów, według instrukcji przekazanych przez Usługobiorcę (często w ramach bezpośredniej współpracy z ich wewnętrznymi zespołami deweloperskimi) dlatego umowy o body leasing częściej przewidują nabycie przez Usługobiorcę praw autorskich niż udzielenie licencji wyłącznej/niewyłącznej. Niezależnie od powyższego należy w sposób szczególnie skrupulatny odnieść się do pól eksploatacji, które powinny być w umowie określone w sposób wyczerpujący (też z odniesieniem trybu postepowania w razie zaistnienia nowych pól eksploatacji);

Postanowienia dodatkowe

• Określenie zasad współpracy stron – np. obowiązek przekazywania danych, informacji, udostępniania dokumentacji, dodanie koordynatorów Stron, udostępnianie narzędzi i miejsca świadczenia usług, określenie możliwości modyfikacji składu Personelu oraz zasad postępowania w przypadku uzasadnionej nieobecności jego członków (np. urlop, choroba, zakończenie współpracy z Usługodawcą);
• Określenie procedury odbiorowej – zazwyczaj poprzez akceptacje raportów realizowanych roboczodni / roboczogodzin na koniec okresu rozliczeniowego; w przypadku realizacji zamówienia według określonej specyfikacji może być to również odbiór jakościowy;
• Odpowiedzialność – z postanowień umów tego typu często wynika brak odpowiedzialności Usługodawcy za działania lub zaniechania członków Personelu, którzy postępowali zgodnie z wytycznymi lub poleceniami Usługobiorcy. W pozostałym zakresie strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie ogranicza odpowiedzialność Usługodawcy np. okoliczności siły wyższej, czy braku współpracy Usługobiorcy. Z punktu widzenia Usługodawcy korzystne jest, aby ewentualnie zastrzeżone kary umowne (np. z tytułu braku dostępności członków Personelu) zostały ograniczone (cap) np. do poziomu kwoty otrzymanego wynagrodzenia;
• Kwestia poufności - Strony powinny zadbać, aby umowa zawierała zobowiązanie do zachowania poufności, co do wszystkich informacji, które Strony chcą chronić przed wykorzystaniem lub ujawnieniem, w szczególności informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (konieczne jest zdefiniowanie tego pojęcia w umowie);
• Zakaz przejmowania personelu – z punktu widzenia Usługodawcy jest to istotna klauzula, która zakazuje przejmowania osób zaangażowanych w świadczenie usług u Usługobiorcy; klauzula zabezpiecza przed utratą Personelu i przejęciem bezpośrednio przez Usługobiorcę;
• Wypowiedzenie - w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony należy przewidzieć okres wypowiedzenia, a w przypadkach istotnych naruszeń również natychmiastowe rozwiązanie umowy; warto również uregulować los prawny zamówień (w przypadku, gdy w ramach umowy są składane), które były w toku w czasie, gdy umowa kończy swój byt prawny (np. wskazać, że Usługodawca powinien je dokończyć zgodne z zamówieniami);
• Usługi dodatkowe i gwarancja – np. usługi typu SLA - jeśli strony chcą tego rodzaju wsparcia można to zapisać w umowie lub zawrzeć odrębną umowę np. dotyczącą wyłącznie SLA na efekty usług; może również dojść do udzielenia gwarancji na usługi, rękojmia zaś najczęściej jest wyłączona;
• Procedura eskalacji sporu - np. powołanie komitetu sterującego i klauzula dot. Polubownego rozwiązywania konfliktów lub klauzula mediacyjna.