Umowa o świadczenie usług IT

Jest to umowa, na podstawie której firma IT świadczy określone umową usługi IT. Usługi IT świadczone są za pośrednictwem wyspecjalizowanego personelu, którym dysponuje firma IT. Usługi IT mogą polegać na tworzeniu oprogramowania komputerowego, jego wdrażaniu, serwisowaniu lub rozwoju.

Na potrzeby niniejszego tekstu strony tej umowy nazwiemy:

• Usługobiorca – strona, która zamawia usługi IT;
• Usługodawca – firma IT odpowiedzialna za świadczenie usług IT.

Kwalifikacja prawna umowy: umowa o świadczeniu usług;

Mające zastosowania przepisy: Kodeks Cywilny, ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Podstawowe postanowienia

• Przedmiot umowy. Należy określić przynajmniej:
  • Usługi – usługi mogą być określone w umowie lub w załączniku do niej w postaci specyfikacji usług lub podlegać doprecyzowaniu na etapie zamówień, gdy umowa ma charakter ramowy; zakres usług każdorazowo określa wówczas zamówienie;
  • Tryb składania zamówień – jeśli umowa przewiduje dookreślenie usług w zamówieniach;
  • Miejsce świadczenia usług – np. zdalnie, lub w siedzibie Usługobiorcy;
  • Ilość, częstotliwość świadczonych usług – np. minimum 100 godzin miesięcznie, średnio 8 godzin w każdy dzień roboczy itp.;
• Określenie czasu trwania umowy – umowy o świadczenie usług IT często zawierane są na czas nieoznaczony, mogą mieć też charakter terminowy. W przypadku umowy na czas nieoznaczony należy wprowadzić termin wypowiedzenia. W przypadku umowy terminowej można przewidzieć zapisy precyzujące przyczyny wypowiedzenia umowy przed czasem np. opóźnienie w realizacji usługi, płatności etc.;

• Wynagrodzenie Usługodawcy.

  • Istnieje kilka sposobów określenia formuły wynagrodzenia. Do najpopularniejszych należą:

    • Time&Materials to formuła wynagrodzenia odpowiadająca MH (man-hour) lub MD (man-days) które zostały spożytkowane w ramach danej usługi; jest to korzystniejsze dla Usługodawcy ponieważ każdy nakład pracy jest wynagrodzony (nie ma ryzyka pracy darmowej po przekroczeniu budżetu)
    • Time&Materials z CAP – jest to rozliczenie w formule jak T&M z tą różnicą, że określamy co stanie się po osiągnięciu określonej liczby MH lub MD przez Usługodawcę tj. przewidujemy tzw. CAP;

  • Terminy płatności wynagrodzenia - np. po poszczególnych odbiorach lub w okresach rozliczeniowych (np. miesięcznych, kwartalnych, etc.);

  • Wynagrodzenie powinno obejmować przeniesienie praw autorskich lub udzielenie stosownych licencji na rzecz Usługobiorcy.

• Przeniesienie praw autorskich. Usługobiorca powinien pozyskać prawa autorskie do produktów usług IT stworzonych na jego potrzeby (dedykowanych). Czy będzie to nabycie praw autorskich czy też licencja (wyłączna/niewyłączna), zależy od konkretnego przypadku, aczkolwiek z punktu widzenia Usługobiorcy pożądane jest nabycie praw autorskich. Umowa może również rozróżniać bardziej kompleksowe sytuacje, np. podział na oprogramowanie dedykowane (które jest stworzone specjalnie dla Usługobiorcy) oraz oprogramowanie standardowe (off the shelf), funkcjonujące na rynku, które najczęściej jest licencjonowane na warunkach określonych przez producenta. Należy w sposób szczególnie skrupulatny odnieść się do pól eksploatacji, które powinny być w umowie określone w sposób wyczerpujący (też z odniesieniem trybu postepowania w razie zaistnienia nowych pól eksploatacji);

Postanowienia dodatkowe

• Określenie zasad współpracy stron – np. obowiązek przekazywania danych, informacji, udostępniania dokumentacji, dodanie koordynatorów Stron, udostępnianie narzędzi i miejsca świadczenia usług, określenie Personelu Usługodawcy i możliwości jego modyfikacji;
• Określenie procedury odbiorowej – zwłaszcza poprzez akceptacje raportów realizowanych roboczodni / roboczogodzin, albo zrealizowanych usług na koniec okresu rozliczeniowego.
• Odpowiedzialność - strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie skutkuje powstaniem roszczeń. Dotyczy to zwłaszcza nieterminowej realizacji usług. Z punktu widzenia Usługodawcy korzystne jest, aby ewentualnie zastrzeżone kary umowne zostały ograniczone (cap) np. do poziomu kwoty otrzymanego wynagrodzenia;
• Kwestia poufności - Strony powinny zadbać aby umowa zawierała zobowiązanie do zachowania poufności, co do wszystkich informacji, które Strony chcą chronić przed wykorzystaniem lub ujawnieniem, w szczególności informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (konieczne jest zdefiniowanie tego pojęcia w umowie);
• Zakaz przejmowania personelu – z punktu widzenia Usługodawcy jest to istotna klauzula, która zakazuje przejmowania osób zaangażowanych w świadczenie usług u Usługobiorcy; klauzula zabezpiecza przed utratą kluczowego personelu;
• Wypowiedzenie - w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony należy przewidzieć okres wypowiedzenia, a w przypadkach istotnych naruszeń również natychmiastowe rozwiązanie umowy; warto również uregulować los prawny zamówień (w  przypadku, gdy w ramach umowy są składane), które były w toku w czasie, gdy umowa kończy swój byt prawny (np. wskazać, że Usługodawca powinien je dokończyć zgodne z zamówieniami);
• Procedura eskalacji sporu - np. powołanie komitetu sterującego i klauzula dot. Polubownego rozwiązywania konfliktów lub klauzula mediacyjna;