Umowy IT

Prawnicy od umów w branży informatycznej

Nasi radcowie prawni specjalizują się w umowach IT

Świadczymy usługi prawnicze we wszelkich sprawach umów IT. W ramach naszej praktyki prawa IT wspieramy Klientów na każdym etapie zawierania kontraktu, m.in.:

  1. Pomagamy określić właściwe warunki umowy, biorąc pod uwagę zarówno bezpieczeństwo prawne, Państwa interes, jak i standardy obowiązujące w kontraktach w sektorze informatycznym i nowych technologii.
  2. Tworzymy umowy IT.
  3. Opiniujemy umowy IT. Identyfikujemy ryzyka prawne, wskazujemy postanowienia, które mogą rodzić konflikty, rekomendujemy kierunek negocjacji i sugerujemy konkretne zmiany. 
  4. Reprezentujemy i doradzamy w negocjacjach umów na projekty IT.
  5. Audytujemy zawarte umowy IT, wskazując ryzyka prawne, rozważając możliwość wycofania się z kontraktu i proponując postanowienia do ewentualnej renegocjacji.
  6. Pomagamy w renegocjacji umów IT.
  7. Reprezentujemy w sporach powstałych w związku z realizacją umów IT.

Mamy wieloletnie doświadczenie we wszystkich rodzajach umów stosowanych w IT, w tym m.in. w umowach wdrożeniowych, umowach o świadczenie usług programistycznych, umowach serwisowych (także SLA) i wielu innych. Zestawienie najbardziej typowych umów zawieranych przez firmy IT przedstawiamy poniżej (Jakie umowy stosują spółki informatyczne?).

Pracujemy dla różnego rodzaju Klientów, w tym:

  • producentów oprogramowania dedykowanego (software house'ów),
  • producentów i dystrybutorów oprogramowania pudełkowego (np. ERP, CRM),
  • spółek świadczących usługi informatyczne (programistyczne i inne),
  • firm zajmujących się outsourcingiem programistów i innych specjalistów IT,
  • startupów opierających swój biznes na nowych technologiach,
  • agencji interaktywnych i innych przedsiębiorstw i profesjonalistów tworzących strony internetowe,
  • kontraktorów IT (specjalistów z branży informatycznej zatrudnianych w ramach kontraktów B2B),
  • klientów firm IT - zamawiających wdrożenie lub zlecających usługi informatyczne.

Warto powierzyć umowę prawnikom Kancelarii Stanek

Mamy doświadczenie, rozumiemy Państwa produkty i usługi, znamy rynek IT i standardy, które na nim obowiązują. Do pracy nad każdą powierzoną nam umową IT podchodzimy z profesjonalizmem i starannością. Rozwiązania, które proponujemy są praktyczne i zrozumiałe.

Dbamy zarówno o poprawność prawniczą, jak i solidne ugruntowanie naszych dokumentów praktyce biznesowej przedsiębiorstw IT. Wiemy, że kontrakt chcecie Państwo jak najszybciej wynegocjować, podpisać i wreszcie przejść do działania. Dlatego tworzymy umowy krótkie, klarowne i bezpieczne. Dbamy o państwa interesy, ale jesteśmy ugodowi i skłonni do kompromisów - naszym zdaniem do sukcesu Państwa współpracy z konhtrahentem bardziej niż rygorystyczna umowa i kruczki prawne przyczynia się dobra współpraca.

Nasi radcowie prawni mieli już do czynienia z tysiącami umów IT. W Kancelarii Stanek nie tylko zbudowaliśmy własne know-how umów IT, ale także zatrudniamy prawników z wcześniejszym doświadczeniem w tworzeniu i analizowaniu kontraktów IT (np. pracujących poprzednio w spółkach informatycznych).

Łączymy zalety małej kancelarii (indywidualne podejście, konkurencyjne stawki) z doświadczeniem w pracy nad dużymi kontraktami. Obsługujemy zarówno startupy, kilunastosoosowe zespoły, jak i duże firmy informatyczne tworzące oprogramowanie i świadczące usługi dla największych polskich spółek.

 

Jak przebiega współpraca z prawnikami z Kancelarii Stanek?

Rozpoczęcie współpracy z Kancelarią Stanek jest bardzo proste, pozbawione niepotrzebnych formalności. To tylko trzy kroki:

  1. zapytanie o ofertę: opisz w e-mailu (nasz adres: kancelaria@kancelariastanek.pl), czego potrzebujesz (np. jaką umowę chcesz zamówić i jakie masz co do niej wymagania) lub zadzwoń do nas i opowiedz o tym,
  2. wycena: poczekaj na wycenę (od kilku do max. 48 godzin); wszystkie warunki współpracy otrzymasz mailem, opisane krótko i przejrzyście,
  3. do dzieła! jeżeli akceptujesz zaproponowane przez Kancelarię warunki, to możemy od razu działać!

Więcej o przebiegu współpracy, wysokości wynagrodzenia Kancelarii i rozliczeniach znajdziesz w dziale "Dla Klientów".

Przygotowaliśmy tysiące umów dla firm IT

Mamy naprawdę duże doświadczenie! Umowy IT to dla nas codzienność. Większość naszych stałych Klientów to firmy informatyczne, dlatego mamy do czynienia z mnóstwem umów dotyczących produktów i usług IT. Uczestniczyliśmy też w niezliczonych - mniejszych i większych - negocjacjach kontraktów dotryczących oprogramowania, a klienci naszych Klientów każdego dnia dostarczają nam sporo wyzwań.

Przeglądając tę stronę łatwo zorientować się, jakimi konkretnie tematami zajmujemy się w obszarze umów dotyczących IT i nowych technologii. Zachęcamy też zajrzeć do Q&A dla Klientów, czyli serwisu Kancelaria Stanek odpowiada, oraz na nasze wpisy na Twitterze i LinkedIn.

Jakie umowy stosują spółki informatyczne?

Jakie są rodzaje umów IT? Oto lista typowych umów, które tworzymy dla Klientów działających w branżch: informatycznej i nowych technologii.

  • Umowa o wykonanie projektu IT. Jest stosowana, gdy zamawiający powierza wykonawcy stworzenie określonego rezultatu (oprogramowania), według dołączonej do umowy specyfikacji. Wynagrodzenie jest z góry ustalone (model rozliczeń to fixed fee). Przedmiotem takiej umowy niekoniecznie jest oprogramowanie desktopowe: w naszej praktyce zdarza się coraz więcej umów o wykonanie aplikacji mobilnej.
  • Umowa o analizę przedwdrożeniową. Zawierana zwykle gdy zamawiający nie ma własnego działu IT. Na podstawie tej umowy potencjalny wykonawca przeprowadza analizę przedwdrożeniową, której efektem jest m.in. powstanie specyfikacji mogącej stać się podstawą do złożenia oferty i zawarcia umowy wdrożeniowej. 
  • Umowa wdrożeniowa. Czasami łączona z umową o wykonanie projektu IT, czasami samodzielna, zwłaszcza jeżeli przedmiotem wdrożenia jest oprogramowanie standardowe - np. przy wdrożeniach systemów ERP, CRM itp.
  • Umowa na projekt typu agile. Nabywcy rozwiązań IT coraz lepiej rozumieją i coraz częściej dostrzegają zalety realizacji projektów w metodyce zwinnej (np. Scrum). Idzie za tym rosnąca popularność umów o projekty agile, gdzie realizacja podzielona jest na iteracje. Z punktu widzenia ustaleń stron i konstrukcji umowy sporym wyzwaniem jest wyważenie pomiędzy elastycznością charakteryzującą programowanie zwinne a zabezpieczeniem nabywcy przed przedłużaniem się prac i przekroczeniem budżetu.
  • Umowa o świadczenie usług programistycznych. Często przybiera ona formę umowy ramowej o usługi informatyczne, zawieranej na czas nieokreślony i rozliczanej metodą time&materials, czyli w oparciu o czas pracy i poniesione koszty (np. zakupu licencji). Korzystającym z usług na podstawie takiej umowy są często firmy nie posiadające własnego działu IT lub takie, których dział IT okresowo potrzebuje wsparcia dodatkowej siły roboczej.
  • Umowa serwisowa. Jej przedmiotem jest stałe wykonywanie serwisu oprogramowania (najczęściej usuwanie błędów).
  • Umowa utrzymaniowa. Na jej podstawie usługodawca zapewnia ciągłość i prawidłowe działanie systemu informatycznego usługobiorcy, często także poprzez instalację aktualizacji (umowa taka może też dotyczyć np. utrzymania serwisu internetowego).
  • Umowa SLA (Service Level Agreement). Czasami tym terminem bywa nazywana cała umowa serwisowa lub utrzymaniowa. Istotą SLA jest zobowiązanie do utrzymania określonego poziomu usług. W ramach SLA usługodawca może się zobowiązać np. do usuwania błędów określonej kategorii w wyznaczonym czasie albo do ustalonego poziomu dostępności systemu informatycznego (uptime). Obowiązek ten najczęściej zabezpieczony jest groźbą zapłaty kary umownej, wyliczanej w oparciu o opóźnienie w wykonaniu określonych działań (np. usunięcia błędu). 
  • Umowa rozwojowa. Może przybrać postać umowy o wykonanie projektu polegającego na dodaniu do oprogramowania określonych nowych funkcji, lecz najczęściej umowa rozwojowa to umowa ramowa, na podstawie której wykonawca przygotowuje szereg drobnych usprawnień danego systemu informatycznego ("mały rozwój"). Czasami ramowa umowa rozwojowa łączona jest w jednym dokumencie z umową serwisową (umowa o serwis i rozwój).
  • Umowa o integrację systemów informatycznych. Tego typu umowa zawierana jest, gdy wykonawca ma dla zamawiającego wykonać rodzaj połączenia między systemami informatycznymi, pozwalający np. na wzajemne korzystanie ze wspólnych zasobów przez kilka systemów IT.
  • Umowa o body leasingNa podstawie tej umowy spółka informatyczna deleguje do swojego klienta specjalistów IT (np. programistów). Przedsiębiorstwa coraz częściej traktują body leasing zespołów IT jako alternatywę do czasochłonnej rekrutacji i mniej elastycznego (formalnie i ze względu na zmienność zapotrzebowania na czas pracy specjalistów IT) bezpośredniego zatrudniania personelu. 
  • Regulamin aplikacji on-line (SaaS). Zgodnie z przepisami prawa, usługi świadczone drogą elektroniczną powinny być świadczone zgodnie z regulaminem ustalonym przez usługodawcę. Z formalnego punktu widzenia regulamin aplikacji on-line stanowi podstawową część umowy po rejestracji użytkownika.
  • Regulamin aplikacji mobilnej. Jest w istocie umową pomiędzy usługodawcą a użytkownikiem korzystającym z aplikacji mobilnej.
  • Regulamin serwisu internetowego. Okresla prawa i obowiązki administratora strony i jej użytkownika.
  • Umowa hostingowa (lub regulamin hostingu). Dokument dotyczy wzajemnej relacji stron w przypadku świadczenia usług hostingu. Powinien m.in. określać, jakie działania usługiobiorcy (użytkownika) są niedozwolone i jakich treści użytkownik nie powinien przechowywac na udostępnionej przestrzeni dyskowej.
  • Umowa licencyjna (licencja, EULA). Formalnie dokument ten jest umową, choć bardzo często skonstruowany jest jako jednostronnie narzucone przez licencjodawcę warunki licencyjne, które użytkownik (licencjobiorca) musi zaakceptować, jeżeli chce korzystać z oprogramowania. Tego rodzaju dokument stosowany jest często przy oprogramowaniu standardowym lub pudełkowym. Bywa jednak, że umowa licencyjna jest indywidualnie negocjowana i zawiera np. postanowienia o zasadach modyfikacji oprogramowania przez nabywcę. Czasem licencja jest częscią większego zestawu dokumentów obowiązujących pomiędzy producentem oprogramowania a użytkownikiem (np. obok umowy wdrożeniowej i serwisowej).
  • Umowa przenosząca prawa autorskie do oprogramowania. Zawierana gdy dane oprogramowanie już istnieje, ale pojawiła się potrzeba przeniesienia praw autorskich majątkowych do niego.
  • Umowa o cloud computing. Umowa bardzo podobna do regulaminu aplikacji on-line, tzn. SaaS.
  • Umowa o wykonanie strony internetowej. Umowa zbliżona do umowy o wykonanie projektu IT, przy czym przedmiotem nie jest stworzenie oprogramowania, ale strony internetowej. Czasami umowa połączona z umową licencyjną (np. na CMS).
  • Umowa z developerem lub innym specjalistą IT (kontraktorem). Umowy B2B, czyli takie, w których zatrudniony specjalista występuje w roli nie pracownika, ale samodzielnego "podwykonawcy", to standard w na rynku IT. Czasami są to umowy kształtujące stosunek zbliżony do stosunku pracy (co wiąże się z pewnym ryzykiem), lecz najczęściej dają zatrudnionemu specjaliście sporo swobody (np. w organizacji pracy, doborze metod, miejscu świadczenia swoich usług itp.).
  • Umowa z inwestorem. Nie jest to kontrakt bezpośrednio związany z prawem IT i specyficznymi dla niego regulacjami, lecz pojawia się dość często w praktyce spółek IT, zwłaszcza startupów. Umowy z inwestorami są bardzo zróżnicowane, także ze względu na różne formy inwestycji.
  • Umowa o wspólne przedsięwzięcie lub konsorcjum firm IT.
  • Umowa dystrybucji oprogramowania. Zawierana pomiędzy producentem oprogramowania standardowego a dystrybutorem (często dystrybutor jednocześnie świadczy wdrożenia dla nabywców oprogramowania). 
  • Umowa o zakup bazy danych lub korzystanie z bazy danych. Powinna uwzględniać przepisy o ochronie baz danych. Jeżeli baza danych zawiera dane osobowe, umowa powinna uwzględniać również przepisy o ochronie danych osobowych (np. RODO).
  • Umowa o świadczenie pomocy technicznej (helpdesk). Najczęściej jest elementem umowy serwisowej lub utrzymaniowej.
  • Umowa o szkolenie użytkowników oprogramowania. Może być zawierana jako odrębna umowa lub razem z np. umową wdrożeniową.
  • Umowa transferu technologii (lub udostępnienia know-how). Umowa dotyczy sposobu przeniesienia wiedzy z jednego podmiotu na drugi oraz zasad wykorzystania tej wiedzy (w tym ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa).

Zagadnienia ważne w kontraktach IT

Tworząc umowy IT rozważamy wiele kwestii prawnych, praktycznych i biznesowych. Część z nich objemuje tematy, które wymagają omówienia z Państwem jako Stroną przyszłej umowy. Nad innymi zastanawiamy się sami, biorąc pod uwagę Państwa potrzeby i bezpieczeństwo prawne. Oto niektóre z nich.

  • Wybór pomiędzy przeniesieniem autorskich praw majątkowych do oprogramowania na klienta a udzieleniem licencji (zwykle niewyłącznej). Sprawa absolutnie kluczowa, oczywista dla spółek IT działających już jakiś czas na rynku, lecz niekoniecznie jasna dla startupów i młodych firm informatycznych. Podstawową kwestią jest tu oczywiście możliwość dalszego korzystania ze stworzonego kodu lub nawet wielokrotnego sprzedawania tego samego oprogramowania - co jest możliwe w przypadku udzielenia klientowi licencji niewyłącznnej, lecz niemożliwe jeżeli kontrakt z klientem zobowiązuje do przeniesienia autorskich praw majątkowych. 
  • Komplementarność umowy z klientem firmy IT i umów ze specjalistami (programistami). Jest przynajmniej kilka aspektów, co do których firma IT powinna zadbać o spójność pomiędzy umową z jej klientem (zamawiającym) oraz umowami z członkami zespołu pracującego nad projektami dla tego klienta. Typowym przykładem takiego aspektu jest zakres przeniesienia praw autorskich: spółka IT nie może zbyć na rzecz swojego klienta więcej praw niż sama nabyła od programistów. 
  • Charakter prawny umowy: czy to umowa o dzieło, czy o świadczenie usług (zlecenie)? Na pierwszy rzut oka jest to kwestia ściśle prawnicza, lecz w rzeczywistości wybór między umową o dzieło a umową o świadczenie usług ma daleko idące konsekwencje praktyczne, np. dla rozłożenia odpowiedzialności pomiędzy stronami. Tworząc umowę powinniśmy zatem jednoznacznie ustalić, czy firma IT ma dostarczyć określony rezultat, np. działające oprogramowanie (wtedy kontraktowi bliżej do umowy o dzieło), czy "tylko" profesjonalnie i starannie świadczyć usługi, bez gwarancji rezultatu (wtedy mamy do czynienia z umową o świadczenie usług).
  • Możliwość wykorzystania oprogramowania na licencjach open source (wolnego oprogramowania). Jeżeli wykonawca projektu IT zamierza budować swoje oprogramowanie w oparciu o kod dystrybuuowany jako open source (np. GNU GPL, LGPL itd.), wpływa to w znacznym stopniu na prawa autorskie majątkowe do tak zbudowanego projektu. Ten temat powinien bezwzględnie znaleźć odzwierciedlenie w umowie o stworzenie oprogramowania. 
  • Odpowiedzialność w umowie IT. Negocjując kontrakt powinniśmy zadać sobie szereg pytan o rozkład odpowiedzialności pomiędzy stronami. Za co będzie odpowiedzialny wykonawca? Za co zamawiający? Czy odpowiedzialność będzie w jakiś sposób ograniczona (np. do określonej kwoty)? Z zagadnieniem odpowiedzialności w umowach IT wiąże się także ściśle tematyka kar umownych i dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych w kar.
  • Umożliwienie zamawiającemu modyfikowania oprogramowania. Często nabywca rozwiązania IT chciałby mieć zagwarantowane w umowie, że będzie mógł własnymi siłami modyfikować i rozwijać zamówione oprogramowanie. Kiedy umowa o wytworzenie oprogramowania przewiduje takie prawo zamawiającego, powinniśmy dobrze rozważyć, jakie ma to wpływ na pozostałe prawa i obowiązki stron. Warto np. określić, jak modyfikacje zmiany dokonane przez zamawiającego w kodzie źródłowym wpływają na gwarancję udzieloną przez firmę IT lub jej obowiązki wynikające z umowy SLA.
  • Zarządzanie zmianą specyfikacji, harmonogramu i innych ustaleń. Zwłaszcza w bardziej skomplikowanych projektach warto z góry przemyśleć, jaką procedurę zastosują strony gdy zamawiający zechce wprowadzić zmiany w specyfikacji lub harmonogramie realizacji umowy. Umowa może przewidywać np. jednostronne prawo zamawiającego do wprowadzania drobnych zmian w specyfikacji, prawo wykonawcy do zmiany wysokości wynagrodzenia w określonych przypadkach lub procedurę negocjacji zmian harmonogramu będącego załącznikiem do umowy IT. Część zmian może wymagać aneksu do umowy IT, inne tylko e-mailowych ustaleń np. komitetu sterującego.
  • Jak zabezpieczyć prawidłowe wykonanie umowy IT? Zamawiający dość często chcieliby, aby umowa przewidywała jakieś metody nacisku na wykonawcę projektu (firmę informatyczną), zapewniające sprawne i nalezyte działanie (np. przeprowadzenie wdrożenia w terminie). Istnieje tu wiele mechanizmów wypracowanych przez praktykę (np. wstrzymanie zapłaty części wynagrodzenia, możliwość odstąpienia od umowy w całości lub części w przypadkach rażących naruszeń itp.).
  • Czy zawierać odrębną umowę o analizę przedwdrożeniową (oddzielając ją od wdrożeniowej), czy łączyć umowę o wykonanie projektu IT z umową utrzymaniową, serwisową lub rozwojową? W skrócie: jeden dokument dla całości współpracy, czy kilka? Z jednej strony jest to kwestia bardziej organizacyjna niż merytoryczna, ale z drugiej: oba rozwiązania mają zalety i wady, które mogą wpłynąć na jakość współpracy stron - dlatego warto je rozważyć i świadomie podjąć decyzję.
  • Nieokreśloność specyfikacji projektu realizowanego w metodyce agile (zwinnej). Programowanie zwinne ma wiele zalet zarówno dla firmy IT, jak i dla jej klienta. Jednocześnie wiąże się jednak z pewnymi ryzykami, które należy uwzględnić przy tworzeniu umowy.
  • Dopuszczalność korzystania z podwykonawców i odpowiedzialność za ich działania.
  • Określenie obowiązków zamawiającego. Ponieważ dla powodzenia projektów IT współpraca zamawiającego jest kluczowa, umowa powinna precyzyjnie określać jego obowiązki.
  • Zasady i kryteria odbiorów. Nie wystarczy w umowie IT sttwierdzić, że jej przedmiot podlega odbiorom. Aby uniknąć paraliżu prowadzonych prac, nieuzasadnionego wstrzymywania zapłaty i aby dać nabywcy systemu informatycznego możliwość zakwestionowania wadliwych prac należy szczegółowo określić kryteria i zasady odbioru oprogramowania lub innych prac.
  • Warunki gwarancji, modyfikacja zasad rękojmi. Relacja między zakresem gwarancji, rękojmi i usług serwisowych to kwestia istotna zarówno w negocjacjach pomiędzy Stronami kontraktu, jak iw samej umowie IT.
  • Zasady tworzenia dokumentacji. Dla nabywcy oprogramowania dokumentacja (nie tylko użytkownika) może być kluczowa z punktu widzenia uniezależnienia się od dostawcy w przyszłości (np. możliwości samodzielnego rozwoju oprogramowania).
  • Dopuszczalność i zasady przedterminowego zakończenia współpracy. Dotyczy przypadków np. wypowiedzenia umowy przed upływem okresu jej obowiązywania lub odstąpienia od umowy - nie tylko w przypadkach, gdy umowa jest wadliwie realizowana, ale także bez podawania uzasadnienia (np. w przypadku zmiany planów biznesowych).
  • Zasady ochrony danych osobowych.
  • Zakaz przejmowania personelu. Często spółka IT chce zabezpieczyć się przed "przejęciem" specjalistów IT lub całych zespołów przez klienta. W takim przypadku w umowach stosuje się zobowiązania, których istotą jest zobowiązanie do niezatrudniania personelu spółki IT. 
  • Sposoby unikania konfliktów i procedura rozwiązywania sporów. Umowy warto konstruować tak, aby wyeliminować jak najwięcej potencjalnych "punktów zapalnych", które w toku realizacji umowy IT mogłyby doprowadzić do konfliktu. Warto także rozważyć, w jaki sposób strony powinny zachować się gdy spór zaistnieje - pozostawienie sprawy do rozstrzygnięcia sądowi powinno być ostatnią zastosowaną przez strony drogą zakończenia sporu.

Prócz tego, na treść umów IT wpływają przepisy prawa, nie tylko te z kodeksu cywilnego czy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ale także dotyczące zwalczania nieuczciwej konkurencji, świadczenia usług drogą elektroniczną, baz danych, własności przemysłowej, ochrony danych osobowych i inne. Wszystkie te regulacje uwzględniamy przy tworzeniu kontraktów dla naszych Klientów.

 

Odwiedzający stronę naszej Kancelarii Radców Prawnych często znajdują naszą ofertę zadając pytania takie jak: Jak napisać umowę dla projektu IT?; Jakie są typowe umowy IT?; Co zawrzeć w umowie o oprogramowanie?;Prawnik IT lub radca prawny IT.;Jak negocjować kontrakty IT?