Audyt prawny działań marketingowych

Koszt usługi:
zwykle ok. 3 900 zł + VAT

Co otrzymasz?

Współpracując z nami w ramach usługi audytu zgodności działań marketingowych z prawem otrzymasz:

raport z naszymi rekomendacjami – przygotujemy szczegółowe wskazówki, jak dostosować Twoje działania marketingowe do obowiązujących przepisów
gotowe treści zgód i klauzul informacyjnych – opracujemy zgodne z prawem rozwiązania spełniające wymogi regulacyjne, które możesz wdrożyć w swoich działaniach marketingowych
propozycje odpowiednich zapisów do regulaminów i polityk prywatności - po przeprowadzeniu audytu zaproponujemy odpowiednie zapisy, które zwiększą zgodność Twojej dokumentacji z przepisami

Dodatkowo (w ramach odrębnej usługi) możemy zaproponować również warsztaty dla Twojego zespołu – przeprowadzimy praktyczne szkolenie, które wyposaży Twój zespół (np. marketingowy) w wiedzę na temat najlepszych praktyk i zgodności z przepisami.

Wycena audytu

Zwykle zrealizowanie przez nas usługi audytu prawnego działań marketingowych kosztuje ok. 3 900 zł + VAT, na co składają się następujące etapy:

Etap 1: Audyt działań marketingowych: weryfikujemy Twoje działania marketingowe pod kątem zgodności z RODO, Prawem komunikacji elektronicznej, Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innymi obowiązującymi regulacjami. Następnie przygotowujemy raport z przeprowadzonego audytu.
Etap 2: Opracowanie wzorów: opracowujemy treści zgód na kontakt marketingowy, klauzule informacyjne oraz wprowadzamy odpowiednie zapisy do regulaminów i polityk prywatności w zakresie działań marketingowych.

Termin wykonania usługi

Etap 1 usługi zrealizujemy w przeciągu około 3-5 dni roboczych od przedpłaty (przy założeniu, że sprawnie dostarczysz nam potrzebne informacje i dokumenty).

Etap 2 rozpoczynamy po Twoim potwierdzeniu zlecenia dalszych działań, zgodnie z naszymi rekomendacjami zawartymi w raporcie z audytu. Wykonanie tego etapu zajmie nam około 5–10 dni roboczych od momentu otrzymania Twojej zgody na dalsze działania.

Czego od Ciebie potrzebujemy?

Dokumenty

Aktualnie stosowane treści zgód na kontakt marketingowy (np. zgody na kontakt e-mail, telefon, SMS)
Obecnie używane klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych
Aktualne wersje regulaminów i polityk prywatności, jeśli zawierają zapisy dotyczące działań marketingowych
Przykłady e-maili marketingowych, wiadomości SMS, skryptów rozmów telefonicznych itp.

Informacje

Informacje o sposobie zbierania zgód (np. formularze online)
Informacje o bazie danych, w tym o sposobach jej tworzenia i zakresie zbieranych danych
Informacje na temat sposobu dokumentowania uzyskiwania zgód
Opis kampanii marketingowych, grup docelowych oraz planowanych form komunikacji (e-mail, telefon, SMS itp.)
Opis procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celach marketingowych, w tym informacje o używanych narzędziach (np. CRM, systemy mailingowe)
Informacje o stosowanych wewnętrznych procedurach dotyczących zgodności z Prawem komunikacji elektronicznej, RODO oraz innymi regulacjami prawnymi

Czynności (współpraca)

W trakcie projektu pozostajemy do Twojej dyspozycji. Nam również potrzebne będzie Twoje wsparcie, szczególnie przy udzielaniu odpowiedzi na dodatkowe nasze pytania. Wystarczający będzie bieżący kontakt mailowy z Tobą lub wyznaczoną przez Ciebie osobą – dzięki czemu współpraca przebiegnie sprawnie i efektywnie.

Najczęściej zadawane pytania

Pytania dotyczące współpracy z Kancelarią

W jaki sposób zawieram umowę na wykonanie projektu, co jest potrzebne do rozpoczęcia współpracy z Kancelarią?

Do rozpoczęcia współpracy nie potrzebujemy umowy pisemnej. Opieramy się o zamówienie mailowe, a jego złożenie oznacza akceptację opisanej w mailu oferty oraz ogólnych warunków współpracy załączonych do maila. Jeśli potrzebujesz umowy pisemnej, prześlemy Ci nasz standardowy, prosty wzór i jeśli nie będziesz mieć do niego uwag, rozpoczniemy współpracę w oparciu o umowę zawartą na piśmie.

W jaki sposób mogę zapłacić za usługę?

Za usługę zapłacisz z góry, na podstawie faktury pro-forma.

W jakiej formie odbywają się konsultacje z prawnikami?

Konsultacji udzielamy w formie online poprzez MS Teams.

Pytania dotyczące legalności działań marketingowych

Jakie zmiany wprowadza Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE) w zakresie zgód na kontakt marketingowy?

PKE, które weszło w życie w listopadzie 2024 roku, potwierdza obowiązujące dotychczas zasady dotyczące obowiązku zgód na kontakt marketingowy, przy czym rozwiewa wątpliwości interpretacyjne, które powstawały na gruncie uprzednio obowiązującej ustawy Prawo Telekomunikacyjne. Każdy kontakt marketingowy, niezależnie od tego, czy jest to telefon, e-mail, czy SMS, wymaga zgody odbiorcy, spełniającej wymogi RODO w tym zakresie, tj. zgoda powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Co ważne, przepisy te dotyczą zarówno kontaktów z konsumentami (B2C), jak i przedsiębiorcami (B2B). Oznacza to, że firmy muszą upewnić się, że zgody są prawidłowo zbierane i odpowiednio udokumentowane.

Czy nowe przepisy PKE wpływają na legalność działań typu cold calling i cold mailing?

Nowe przepisy precyzują, że działania w postaci cold callingu lub cold mailingu nie są co do zasady dozwolone. Firmy muszą uzyskać wyraźną zgodę na kontakt marketingowy przed podjęciem jakiejkolwiek formy komunikacji w tym zakresie. Przepisy mają na celu ochronę prywatności odbiorców i ograniczenie niechcianych kontaktów marketingowych.

Jakie są konsekwencje braku odpowiednich zgód na kontakt marketingowy?

Brak odpowiednich zgód może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Firmy narażają się na wysokie kary administracyjne nakładane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dodatkowo naruszenie przepisów może prowadzić do utraty zaufania klientów i negatywnie wpłynąć na reputację firmy.

Jakie kroki powinienem podjąć, aby dostosować moje działania marketingowe do wymogów prawnych?

Aby dostosować swoje działania marketingowe do przepisów, powinieneś:

przeprowadzić audyt zgód marketingowych i procesów związanych z prowadzonymi działaniami marketingowymi
opracować jasne i zgodne z prawem treści zgód na kontakt marketingowy oraz klauzule informacyjne
zaktualizować regulaminy, polityki prywatności i inne dokumenty prawne
wdrożyć mechanizmy umożliwiające łatwe wycofanie zgody przez odbiorców
przeszkolić swój zespół, aby był świadomy nowych wymogów prawnych i najlepszych praktyk.
korzystać z bezpiecznych narzędzi IT umożliwiających odpowiednią dokumentację zgód oraz zarządzanie nimi

Nasza usługa audytu pomaga w realizacji tych kroków, zapewniając zgodność działań marketingowych z obowiązującymi przepisami.

Co bierzemy pod uwagę realizując usługę audytu zgodności działań marketingowych?

Podczas realizacji audytu zgodności działań marketingowych bierzemy pod uwagę:

Przepisy prawne, które mają zastosowanie:

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO)
Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE)
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE)
Inne obowiązujące regulacje, w tym przepisy prawa konsumenckiego i prawa konkurencji

Treści zgód marketingowych i klauzul informacyjnych:

sprawdzamy, czy zgody na kontakt marketingowy są zgodne z wymaganiami prawnymi - zgoda powinna spełniać wymogi wskazane w przepisach RODO, ponieważ zgodnie z PKE do uzyskania zgody stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych. Zgoda oznacza zatem dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Ponadto, zgoda powinna wskazywać kanał przyszłej komunikacji z odbiorcą (np. sms, telefon, e-mail), cel, oraz określać podmiot, na rzecz którego jest udzielana
weryfikujemy treści klauzul informacyjnych przeznaczonych dla odbiorców działań marketingowych, aby upewnić się, czy spełniają wymogi określone w art. 13 i 14 RODO. Sprawdzamy, czy zawierają wszystkie wymagane informacje, takie jak dane administratora, cel przetwarzania danych, podstawę prawną przetwarzania oraz prawa przysługujące odbiorcy

Sposób pozyskiwania zgód i zarządzania nimi:

analizujemy, czy proces zbierania i zarządzania zgodami odbywa się w sposób zgodny z przepisami (np. czy zgody są wyrażane w sposób aktywny, a nie domniemany)
weryfikujemy sposób uzyskiwania, dokumentowania i zarządzania zgodami – to na Tobie spoczywa obowiązek udowodnienia przed odpowiednim organem, że pozyskujesz zgody na kontakt w sposób legalny. Oznacza to, że powinieneś zadbać o ich odpowiednie i bezpieczne archiwizowanie, aby w razie potrzeby móc wykazać zgodność z przepisami. Ponadto, powinieneś zadbać także o umożliwienie odbiorcom łatwego wycofania zgody w dowolnym momencie, zgodnie z wymogami RODO

Komunikację marketingową:

przeglądamy treści e-maili, wiadomości SMS, skrypty rozmów telefonicznych oraz inne formy kontaktu z odbiorcami – marketing bezpośredni oraz przesyłanie niezamówionej informacji handlowej mogą odbywać się w różnej formie, najczęściej są to wiadomości e-mail, połączenia telefoniczne, SMS czy MMS, ale mogą być to również wszelkie inne formy komunikacji elektronicznej z odbiorcami
oceniamy, czy prowadzone działania są przejrzyste i zgodne z wymogami prawa

Regulaminy i polityki prywatności:

sprawdzamy, czy dokumentacja prawna zawiera zapisy dotyczące działań marketingowych i przetwarzania danych osobowych w tym procesie (np. czy prawidłowo wskazana jest podstawa prawna przetwarzania danych do celów marketingowych)
proponujemy zmiany lub uzupełnienia, aby dostosować dokumenty do obowiązujących przepisów

Procesy wewnętrzne i narzędzia IT:

weryfikujemy, czy stosowane narzędzia i systemy (np. CRM, systemy mailingowe) są zgodne z wymogami bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych
analizujemy, czy Twoje wewnętrzne procedury i polityki wspierają zgodność działań marketingowych z prawem

Dzięki temu kompleksowemu podejściu identyfikujemy niezgodności i przedstawiamy konkretne rekomendacje, które pozwolą dostosować Twoje działania marketingowe do obowiązujących wymogów prawnych.

Jak zlecić audyt prawny działań marketingowych?

Po prostu napisz do nas maila: kancelaria@kancelariastanek.pl.

Możesz też zostawić swój numer telefonu: