Analiza przypadku: Programista i jego spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako podwykonawca w projekcie IT

(Data dodania: 18 marca 2025 r.)

Opis sytuacji

Kontekst klienta

Problem naszego klienta – dużej spółki zajmującej się tworzeniem i wdrażaniem dedykowanego oprogramowania - dotyczył kwestii nawiązania współpracy z programistą prowadzącym działalność w formie spółki z o.o. Programista ten posiadał rzadkie, ale kluczowe z punktu widzenia projektu kompetencje, niezbędne do ukończenia kluczowego modułu- jego pozyskanie miało dla naszego klienta istotne znaczenie. Warunkiem współpracy po stronie programisty było jednak jej nawiązanie poprzez prowadzoną przez niego spółkę z o.o., w której był jednym ze wspólników i członkiem personelu.

Wyzwanie

Klient obawiał się tej nietypowej sytuacji, w szczególności zastanawiając się jaki typ umowy zastosować i jak odpowiednio zabezpieczyć kwestię praw własności intelektualnej, kwestię poufności oraz – co najważniejsze – jak zagwarantować odpowiedni poziom świadczonych usług i kompetencje, na których mu zależało.

Podjęte działania

Analiza

Opis sprawy jednoznacznie wskazywał na konieczność zaangażowania przez klienta podwykonawcy w projekcie realizowanych dla jego kontrahenta (klienta końcowego). Analiza wymagała więc weryfikacji zarówno ogólnych wymogów prawnych związanych zapewnieniem odpowiedniego bezpieczeństwa prawnego naszego klienta, ale również szczegółowych wymogów samego projektu (w tym wynikających z umowy z kontrahentem).

Strategia i działania

Prace zaczęliśmy od analizy wewnętrznych regulacji klienta dotyczących zasad nawiązywania współpracy z zewnętrznymi dostawcami oraz wymogów projektu dotyczących możliwości angażowania ewentualnych podwykonawców. Po zawarciu przez klienta wstępnej umowy o zachowaniu poufności na czas prowadzenia negocjacji z przyszłym podwykonawcą przeprowadziliśmy razem z klientem analizę bezpieczeństwa w stosunku do spółki z o.o. oraz background check (krok wynikający zarówno z wewnętrznej polityki bezpieczeństwa informacji klienta jak również oczekiwany przez jego kontrahenta w projekcie). Dzięki podjętym działaniom zapewniono właściwy poziom bezpieczeństwa i uzyskano wstępną zgodę kontrahenta na nowego podwykonawcę.
Następnie przystąpiliśmy do przygotowania projektu odpowiedniej umowy. Kontrakt musiał zapewnić wysoki poziom poufności projektu oraz przeniesienie majątkowych praw autorskich do utworów powstałych w czasie współpracy na naszego klienta. Dodatkowo musieliśmy zagwarantować udział w projekcie konkretnego programisty, będącego członkiem personelu podwykonawcy, którego kompetencje były istotne dla naszego klienta. Musieliśmy również skupić się na odpowiednich postanowieniach dotyczących odpowiedzialności podwykonawcy, w tym zabezpieczyć ryzyko podejmowania przez podwykonawcę w projekcie działalności konkurencyjnej w stosunku do naszego klienta.

Wdrożenie

Po kilku rundach negocjacji umowy i dograniu szczegółów udało się sfinalizować umowę i przeprowadzić onboarding nowej osoby w projekcie.

Rezultaty - osiągnięcia i korzyści dla Klienta

Dzięki naszej pomocy klientowi udało się pozyskać nowego podwykonawcę i kluczową dla powodzenia jego projektu kompetencję - na bezpiecznych dla niego warunkach.

Wnioski i rekomendacje

Nauki:

Istotne jest wcześniejsze odpowiednie zaplanowanie kolejnych kroków działania i strategii – szczególnie w projektach, w których konieczne jest współdziałanie kancelarii i różnych zespołów klienta. Dzięki temu łatwiej na wstępie zidentyfikować kluczowe ryzyka i kreatywnie podejść do kwestii ich zabezpieczenia.

Praktyczna wskazówka:

Projekty przekrojowe warto rozpocząć od przygotowania checklisty, która pomoże w uporządkowaniu wyzwań, zaplanowaniu strategii i odpowiednim podziale zadań pomiędzy poszczególne osoby zaangażowane w sprawę (zarówno po stronie kancelarii, jak również po stronie klienta).