Przepisy o ochronie sygnalistów - doradztwo prawne

Nowe regulacje wprowadzają szereg wymagań, które zapewnią sygnalistom bezpieczeństwo niezależnie od rodzaju ich zatrudnienia, a przedsiębiorcy powinni dostosować swoje organizacje do pełnego wdrożenia tych zasad. Ustawa obejmuje szerokie grono podmiotów, co oznacza, że większość przedsiębiorstw – być może również Państwa firma – będzie musiała spełnić nowe wymogi.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia informacji albo uzasadnionych podejrzeń naruszenia praw w kontekście związanym z zatrudnieniem, wobec której nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań w związku ze zgłoszeniem bądź ujawnieniem.

Dotyczy to osób, które zgłaszają naruszenie prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy, w tym między innymi:

1. pracownika (także tymczasowego);
2. osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
3. przedsiębiorcę;
4. akcjonariusza lub wspólnika, prokurenta, a także członka organu osoby prawnej (członka zarządu czy rady nadzorczej);
5. osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
6. stażystę, praktykanta, wolontariusza.

Co istotne, sygnalistą może być także osoba dokonująca zgłoszenia, której stosunek pracy lub inny stosunek prawny stanowiący podstawę świadczenia pracy lub usług ma zostać́ dopiero nawiązany, w przypadku, gdy informacje na temat naruszeń́ uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Kogo dotyczy ustawa?

Przepisy dotyczące sygnalistów obowiązują podmioty, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być wdrożona od 25 września 2024 r., przy czym pierwszy stan zatrudnienia, od którego zależy obowiązek jej stosowania, określany jest na dzień 1 lipca 2024 r.

Obliczając liczbę osób wykonujących pracę zarobkową należy uwzględnić pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych oraz tzw. kontraktów B2B).

Próg 50 osób nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Jakie obowiązki zostały nałożone na przedsiębiorców?

Ustawa nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków. Najważniejsze z nich to:

1. Objęcie sygnalisty ochroną zgodnie z przepisami ustawy od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Opracowanie w przedsiębiorstwie procedury zgłoszeń wewnętrznych, określającej zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, a także prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
3. Wyznaczenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrzny, upoważnionych przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
4. Określenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
5. Zagwarantowanie poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
6. Ochrona danych osobowych poprzez uniemożliwienie nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.

Jakie kary przewidziane są za niestosowanie się do przepisów?

Nowe przepisy wprowadzają odpowiedzialność karną – karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech. Dotyczą one następujących naruszeń:

1. brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych albo ustanowienie procedury niezgodnej z przepisami;
2. ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą;
3. podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą;
4. uniemożliwianie bądź utrudnianie dokonania zgłoszenia.

Ponadto, jeśli przedsiębiorca zastosuje wobec sygnalistów działania odwetowe, to będą oni mieli prawo dochodzenia odszkodowania.

Jakie wsparcie oferuje Kancelaria?

Przygotowaliśmy ofertę dotyczącą wsparcia w zakresie wdrożenia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Wsparcie Kancelarii obejmuje:

1. analizę i wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności opracowanie procedury wewnętrznych zgłoszeń i regulaminu zgłoszeń wewnętrznych;
2. opracowanie zasad bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń oraz zdefiniowania bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń, w tym wsparcie przy wyborze i wdrożeniu aplikacji dla sygnalistów;
3. obsługę zgłoszeń wewnętrznych, obejmująca przyjęcie zgłoszenia, wpis zgłoszenia do rejestru zgłoszeń oraz przygotowanie informacji o przyjęciu zgłoszenia;
4. prowadzenie postępowań wyjaśniających, zmierzających do weryfikacji zgłoszeń i sporządzanie odpowiedzi na zgłoszenia;
5. szkolenia zarówno dla kadry zarządzającej oraz działu HR, jak również dla ogółu współpracowników;
6. opracowanie oceny ryzyka przetwarzania danych osobowych, które zostaną pozyskane w ramach zgłoszeń sygnalistów, w tym aktualizację klauzul informacyjnych.

Interesują Cię te usługi? Oddzwonimy!

Prześlij numer