Przygotowanie regulaminu konkursu
Potrzebujesz regulaminu?
odezwij się do nas
Coraz więcej przedsiębiorców działających w różnych branżach decyduje się na organizowanie konkursów, których głównym celem jest promocja ich firmy. Forma takich konkursów, jak również nagrody i inne korzyści związane z udziałem, są bardzo zróżnicowane.
Warto jednak pamiętać, że kluczowym elementem organizacji konkursu jest opracowanie odpowiedniego regulaminu. Taki dokument nie tylko porządkuje przebieg konkursu, ale także określa prawa i obowiązki zarówno uczestników, jak i organizatora.
W Internecie można znaleźć gotowe szablony regulaminów, niemniej jednak nie są one dostosowane do specyfiki poszczególnych konkursów. Sporządzając regulamin konkursu warto skonsultować się z prawnikiem. W ramach naszej Kancelarii oferujemy Ci usługę sporządzenia regulaminu konkursu.
Co otrzymasz?
W ramach usługi przygotowania regulaminu konkursu, zapewnimy Ci:
- Doradztwo prawne w zakresie wyboru odpowiedniej formy konkursu oraz rekomendowanych rozwiązań prawnych i podatkowych.
- Przygotowanie projektu regulaminu, który będzie dopasowany do Twoich potrzeb.
- Wprowadzenie ewentualnych zmian do regulaminu (po Twoich uwagach do pierwszej wersji).
Wycena usługi
Wyceniamy usługę po otrzymaniu od Ciebie kompletu informacji i dokumentów. Świadczenie usługi podzielone jest na następujące etapy:
Etap 1: zebranie przez nas informacji potrzebnych do sporządzenia regulaminu, w tym odnośnie do Twoich oczekiwań co do organizacji konkursu (obejmuje spotkania robocze, konsultacje prawne, ankiety informacyjne, wyjaśnienia mailowe), w tym doradztwo prawne w zakresie proponowanych rozwiązań wyboru odpowiedniej formy konkursu oraz rekomendowanych rozwiązań prawnych i podatkowych
Etap 2: przygotowanie pierwszego projektu regulaminu, dostosowanego do potrzeb konkretnego konkursu.
Etap 3: wprowadzenie ewentualnych poprawek do regulaminu po Twoich uwagach do projektu.
Jak szybko otrzymasz gotowy regulamin?
Sporządzenie regulaminu konkursu zajmuje zwykle 2-5 dni roboczych od przedpłaty (zakładając, że w miarę sprawnie dostarczysz nam potrzebne informacje).
Czego od Ciebie potrzebujemy?
Informacje
- Rodzaj konkursu: Określ, jaki rodzaj konkursu planujesz zorganizować (pamiętaj, że zwycięzca konkursu jest wyłaniany na podstawie określonych kryteriów, a nie na podstawie losowości, tak jak to ma miejsce w przypadku loterii).
- Gdzie będzie organizowany konkurs: Wskaż, gdzie ogłaszany będzie konkurs. W dzisiejszej erze cyfryzacji i rozwoju nowych technologii konkursy najczęściej organizowane są online, zwłaszcza w mediach społecznościowych, natomiast może to być również strona internetowa czy dedykowana strona konkursowa.
- Kto będzie organizatorem konkursu: Określ, czy Ty będziesz jedynym organizatorem konkursu, a może będziesz go współorganizować z innym podmiotem?
- Zadanie konkursowe: Zdefiniuj, jakie będzie zadanie konkursowe. Może mieć ono różnorodną formę, np. nagranie krótkiego filmu, wykonanie zdjęcia lub odpowiedź na pytanie konkursowe. Organizując konkurs, warto zadbać o to, aby zadanie było atrakcyjne i zachęcające, co zwiększy liczbę zgłoszeń.
- Kryteria oceny: Wskaż jakimi kryteriami będziesz się kierować wybierając laureatów konkursu.
- Warunki uczestnictwa w konkursie: Daj nam znać jakie będą kryteria umożliwiające wzięcie udziału w konkursie.
- Czas trwania konkursu: Określ precyzyjnie, jak długo ma trwać konkurs i kiedy nastąpić ma ogłoszenie wyników konkursu.
- Liczba laureatów: Określ jaką planujesz liczbę laureatów konkursu.
- Przewidywane nagrody: Wskaż jakie będą nagrody konkursowe oraz jaka będzie ich wartość.
- Dodatkowe postanowienia: Jeśli masz szczególne wymagania dotyczące regulaminu, prosimy o ich wskazanie.
Współpraca
- Bieżący kontakt: Utrzymujemy regularny kontakt mailowy lub telefoniczny w celu ustalenia kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z przygotowaniem regulaminu.
- Spotkanie robocze: Organizujemy jedno spotkanie robocze online, które odbywa się w etapie tworzenia regulaminu konkursu.
Pytania i odpowiedzi
Pytania dotyczące współpracy z Kancelarią
Jakie doświadczenie ma kancelaria w zakresie przygotowywania regulaminów konkursów?
Nasza kancelaria wielokrotnie wspierała naszych klientów w dopełnieniu formalności prawnych związanych z organizacją konkursów. Rozumiemy specyfikę i złożoność takich przedsięwzięć, dzięki czemu możemy zapewnić skuteczne doradztwo prawne.
W jaki sposób zawieram umowę z Kancelarią, co jest potrzebne do rozpoczęcia współpracy z Kancelarią?
Opieramy się o zamówienie mailowe, a jego złożenie oznacza akceptację opisanej w mailu oferty oraz ogólnych warunków współpracy załączonych do maila. Jeśli potrzebujesz umowy pisemnej, prześlemy Ci nasz standardowy, prosty wzór i jeśli nie będziesz mieć do niego uwag, rozpoczniemy współpracę w oparciu o umowę zawartą na piśmie.
Czy możemy prowadzić spotkania robocze online?
Tak, organizujemy spotkania robocze za pośrednictwem platformy MS Teams.
Czy możecie zrealizować usługę w krótszym czasie?
Staramy się dostosować do Twoich potrzeb lub proponowanego terminu przeprowadzenia konkursu. Tam, gdzie to jest możliwe przygotujemy dokument szybciej (np. delegując do wykonania szerszy zespół). Termin wykonania usługi zależy jednak od faktycznego nakładu pracy, objętości dokumentu oraz sprawności komunikacji w zakresie dostarczenia potrzebnych dokumentów i informacji.
Jakie są zasady płatności?
Usługa przygotowania regulaminu konkursu jest płatna z góry.
Czy Kancelaria może pomóc również w określaniu warunków współpracy ze współorganizatorem konkursu?
Tak, oferujemy wsparcie podczas negocjacji ze współorganizatorem konkursu, aż do uzyskania warunków współpracy zaakceptowanych przez obie strony lub do przerwania rozmów. Nasz zespół prawników współpracuje z klientem, aby wypracować optymalne warunki umowy, zapewniając jednocześnie ochronę interesów klienta. Wsparcie w negocjacjach nie jest wliczone w cenę usługi (jeśli potrzebujesz wsparcia w negocjacjach lub chcesz żebyśmy przygotowali umowę ze współorganizatorem konkursu, skontaktuj się z naszym Zespołem Prawników).
Czy kancelaria oferuje stworzenie wzoru regulaminu konkursu na potrzeby dalszych konkursów?
Tak, nasza kancelaria oferuje różne opcje dotyczące regulaminu konkursu, w tym stworzenie przez nasz zespół prawników dostosowanego do Twoich potrzeb wzoru regulaminu. Pamiętaj jednak, że każdy konkurs ma indywidualne warunki, więc może się okazać koniecznym każdorazowe dostosowanie wzoru do poszczególnego przedsięwzięcia. Klient ma możliwość umówienia się na spotkanie online, podczas którego szczegółowo omówimy zakres usługi. Konsultacje są dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta, co pozwala na dokładną analizę.
Pytania dotyczące regulaminu konkursu
Czy przygotowanie regulaminu konkursu jest konieczne?
Konkurs to szczególna forma przyrzeczenia publicznego i choć przepisy nie stanowią wprost o konieczności sporządzenia regulaminu, to podkreśla się, iż jest to element niezbędny, ponieważ określa zasady uczestnictwa, prawa i obowiązki organizatora oraz uczestników, a także chroni organizatora przed ewentualnymi roszczeniami. Dodatkowo, w przypadku konkursów w mediach społecznościowych, platformy takie jak Facebook czy Instagram wymagają posiadania odrębnego regulaminu.
Jakie są różnice między konkursem a loterią?
Konkurs różni się od loterii przede wszystkim sposobem wyłaniania zwycięzców oraz regulacjami prawnymi, którym podlegają te formy działań. W konkursie wygrana zależy od umiejętności, wiedzy, kreatywności lub spełnienia określonych kryteriów oceny ustalonych przez organizatora. Uczestnicy wykonują zadanie konkursowe, a najlepsze prace są oceniane według przyjętych zasad przez jury lub organizatora.
Loteria natomiast opiera się na losowości, co oznacza, że o wygranej decyduje przypadek, na przykład losowanie. Organizacja loterii wymaga uzyskania zezwolenia od właściwego organu (np. dyrektora izby administracji skarbowej) i podlega przepisom ustawy o grach hazardowych. Ponadto loterie wiążą się z obowiązkiem odprowadzenia podatku od gier oraz spełnieniem dodatkowych wymogów formalnych, takich jak rejestracja i nadzór nad losowaniem.
Warto podkreślić, że błędne zakwalifikowanie konkursu jako loterii, np. poprzez wprowadzenie elementu losowości, może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi dla organizatora. Dlatego kluczowe jest dokładne zaplanowanie zasad i upewnienie się, że są zgodne z przepisami prawa.
Czy mogę określić w regulaminie, kto może wziąć udział w konkursie?
Tak, w regulaminie konkursu możesz określić, kto może wziąć w nim udział, a precyzyjne zdefiniowanie grupy uczestników jest wręcz zalecane. Organizator ma prawo ustalić kryteria uczestnictwa, które mogą obejmować różne aspekty, takie jak wiek, miejsce zamieszkania, status prawny (np. osoby fizyczne, przedsiębiorcy), czy nawet szczególne powiązanie z organizatorem, na przykład pracownicy firmy lub ich rodziny. Ważne jest jednak, aby te ograniczenia były zgodne z przepisami prawa.
W regulaminie należy też jasno wskazać, jakie warunki trzeba spełnić, aby wziąć udział, np. zarejestrowanie się w konkursie, przesłanie pracy konkursowej, czy posiadanie konta w określonym serwisie społecznościowym. Jeśli udział w konkursie wymaga zgody opiekuna prawnego (np. dla osób niepełnoletnich), taka informacja również powinna być zawarta w regulaminie.
Dobrą praktyką jest wyraźne wykluczenie osób powiązanych z organizatorem konkursu, takich jak pracownicy organizatora, członkowie ich rodzin lub osoby zaangażowane w jego przeprowadzenie, aby zapewnić transparentność i uniknąć zarzutów o stronniczość. Wszystkie te informacje powinny być zapisane w sposób jednoznaczny, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić równe szanse dla uczestników.
Czy organizator konkursu obowiązany jest do odprowadzania podatków w związku z organizacją konkursu?
Organizator konkursu odpowiada za rozliczenie podatków od nagród, jeśli ich wartość przekracza określone progi przewidziane w przepisach prawa podatkowego. W Polsce zasady opodatkowania nagród konkursowych są regulowane przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nagrody w konkursach podlegają zryczałtowanemu podatkowi dochodowemu w wysokości 10% wartości nagrody, jeśli ich wartość przekracza 2.000 zł. W takim przypadku organizator konkursu ma obowiązek potrącić podatek przed wydaniem nagrody. Ważnym elementem jest również uwzględnienie zasad podatkowych w regulaminie konkursu, aby uczestnicy byli świadomi ewentualnych obciążeń podatkowych oraz sposobu ich rozliczenia.
Czy regulamin konkursu musi być podpisany przez uczestników?
Regulamin nie wymaga podpisania przez uczestników, ale ważne jest, aby każdy uczestnik zaakceptował jego treść przed przystąpieniem do konkursu. Akceptacja może nastąpić poprzez kliknięcie pola „Akceptuję regulamin” w formularzu zgłoszeniowym lub w inny sposób, który jednoznacznie potwierdza zgodę uczestnika. W przypadku sporu akceptacja regulaminu jest kluczowym dowodem na znajomość zasad przez uczestnika.
Czy organizator może zmienić regulamin w trakcie trwania konkursu?
Organizator konkursu może zmienić regulamin w trakcie jego trwania, ale jest to działanie, które wymaga szczególnej ostrożności i spełnienia określonych warunków, aby nie narazić się na zarzuty o nieuczciwość lub niezgodność z prawem. W regulaminie konkursu powinien być zawarty zapis, który przewiduje możliwość wprowadzenia zmian oraz określa zasady i procedurę ich dokonywania. Zmiany regulaminu mogą być dopuszczalne tylko wtedy, gdy są uzasadnione, np. wynikają z okoliczności niezależnych od organizatora. Każda zmiana powinna być jasno zakomunikowana uczestnikom, najlepiej w ten sam sposób, w jaki został ogłoszony konkurs, np. za pośrednictwem strony internetowej, mediów społecznościowych lub e-maila.
Czy regulamin może zawierać klauzule o wyłączeniu niektórych prac konkursowych?
Tak, regulamin konkursu może zawierać klauzule dotyczące wyłączenia niektórych prac konkursowych, a ich obecność jest często konieczna, aby organizator mógł zachować kontrolę nad przebiegiem konkursu i przestrzeganiem jego zasad. Klauzule te pozwalają określić, w jakich sytuacjach prace mogą zostać zdyskwalifikowane lub wykluczone z oceny, co zapobiega chaosowi i sporom związanym z ich przyjmowaniem. Organizator może na przykład wyłączyć prace, które:
- Nie spełniają wymogów formalnych – np. są niezgodne z tematem konkursu, zostały zgłoszone po terminie, są w nieodpowiednim formacie lub nie zostały zgłoszone zgodnie z procedurą opisaną w regulaminie.
- Zawierają treści niedozwolone – np. są wulgarne, obraźliwe, naruszają prawo, prawa autorskie lub zasady etyczne.
- Zostały stworzone w sposób nieuczciwy – np. poprzez plagiat, wykorzystanie niedozwolonych narzędzi (takich jak generatory treści AI, jeśli jest to zabronione), lub jeśli jedno zgłoszenie zostało przesłane wielokrotnie przez różne osoby.
- Naruszają wizerunek organizatora – np. promują działania niezgodne z misją, wartościami lub reputacją firmy.
Takie klauzule powinny być sformułowane w sposób precyzyjny i jednoznaczny, aby uczestnicy dokładnie wiedzieli, jakie są kryteria oceny ich prac i co może spowodować ich wykluczenie. Dobrą praktyką jest również zastrzeżenie prawa organizatora do samodzielnej oceny, czy dana praca spełnia wymogi regulaminu, z ewentualnym wyjaśnieniem przyczyn wykluczenia.
Czy organizator konkursu musi mieć zgodę na wykorzystywanie prac konkursowych uczestników?
Tak, organizator musi posiadać zgody na wykorzystanie prac konkursowych, szczególnie jeśli zamierza je publikować, modyfikować lub wykorzystywać w celach promocyjnych, marketingowych czy komercyjnych. Brak takiej zgody może naruszać prawa autorskie uczestników lub inne przepisy dotyczące ochrony ich dóbr osobistych, co może prowadzić do roszczeń prawnych wobec organizatora.
Zgodnie z przepisami prawa autorskiego, uczestnik jako twórca pracy konkursowej automatycznie posiada do niej prawa autorskie, zarówno osobiste (które są niezbywalne), jak i majątkowe (które mogą być przeniesione na organizatora lub licencjonowane). Aby organizator mógł legalnie korzystać z prac konkursowych, w regulaminie powinny znaleźć się odpowiednie zapisy regulujące tę kwestię.
Dodatkowo, jeśli prace konkursowe zawierają wizerunki osób lub dane osobowe, konieczne jest uzyskanie zgody na ich wykorzystanie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO) i prawem do wizerunku.
Jak zamówić regulamin konkursu?
Po prostu napisz do nas maila: kancelaria@kancelariastanek.pl.
Możesz też zostawić swój numer telefonu: