Sprawdzenie (weryfikacja) umowy o organizację wydarzenia (eventu) firmowego
Koszt usługi:
zwykle ok. 1400 zł + VAT
Co otrzymasz?
W ramach usługi analizy projektu umowy o organizację eventu (wydarzenia firmowego) zaproponowanej do podpisu, zapewnimy Ci:
- Szczegółową analizę przesłanego wzoru umowy, która pozwoli ocenić, czy dokument spełnia Twoje potrzeby i wymagania oraz jakie mogą być ewentualne zagrożenia związane z zawarciem umowy.
- Doradztwo prawne w zakresie alternatywnej treści umowy proponując inne uregulowania umowne, które pozwolą na minimalizację ryzyka dla Twoich interesów.
- Wprowadzenie ewentualnych zmian do umowy w rekomendowanym przez nas zakresie.
Ile kosztuje sprawdzenie umowy o organizację wydarzenia?
Zwykle weryfikacja przez Kancelarię umowy o zorganizowanie eventu (wydarzenia) firmowego kosztuje ok. 1400 zł + VAT. Jednak ostatecznie wyceniamy usługę po otrzymaniu od Ciebie kompletu informacji i dokumentów.
Chętnie pomożemy także w negocjacjach umowy z Twoim kontrahentem. Doradztwo lub udział w negocjacjach nie są wliczone w cenę usługi przygotowania projektu umowy, ponieważ nie w każdym przypadku są potrzebne. Wsparcie prawne w każdej kolejnej rundzie negocjacji projektu umowy (czyli analiza zmian w umowie otrzymanych od kontrahenta i zaproponowanie ewentualnych dalszych zmian), którą wcześniej sprawdziliśmy w ramach tej usługi, to koszt zwykle ok. 350 zł + VAT (ostateczna kwota - do wyceny w konkretnym przypadku).
Jak szybko sprawdzimy umowę o zorganizowanie eventu?
Umowę o zachowaniu poufności jesteśmy w stanie sprawdzić w 2-5 dni roboczych od przedpłaty.
Czego od Ciebie potrzebujemy?
Informacje
- Rodzaj eventu: jaki rodzaj wydarzenia planujesz zorganizować (np. konferencję, spotkanie integracyjne).
- Zakres usług: jakie usługi mają być świadczone w ramach współpracy (np. najem powierzchni, usługa hotelowa, catering, obsługa techniczna, obsługa dźwiękowa, występy artystyczne).
- Czas trwania eventu: jak długo ma trwać event i kiedy ma się odbyć.
- Liczba uczestników eventu: kto będzie uczestnikiem eventu i jaką planujesz liczbę uczestników?
- Przewidywane konsekwencje naruszenia umowy: jakie kary lub środki zaradcze chcesz uwzględnić w przypadku niewykonania usług?
- Dodatkowe postanowienia: jeśli masz szczególne wymagania dotyczące umowy, prosimy o ich wskazanie.
Dokumenty
- Projekt umowy o organizację eventu otrzymany od Twojego dostawcy usług eventowych.
- Korespondencja z dostawcą usług eventowych: prosimy o dostarczenie wszelkiej korespondencji związanej z planowaną współpracą.
- Wszelkie wcześniejsze umowy lub ustalenia dotyczące współpracy, jeśli mają one wpływ na bieżącą współpracę.
Współpraca
- Bieżący kontakt: utrzymujemy regularny kontakt mailowy lub telefoniczny w celu ustalenia kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z weryfikacją umowy.
- Spotkanie robocze: organizujemy jedno spotkanie robocze online, które odbywa się w etapie analizy umowy o organizację eventu.
Najczęściej zadawane pytania
Pytania dotyczące współpracy z Kancelarią
Jakie doświadczenie ma Kancelaria w zakresie weryfikacji umów na organizację eventów?
Nasza Kancelaria wielokrotnie wspierała Klientów w dopełnieniu formalności prawnych związanych z organizacją eventów firmowych. Rozumiemy specyfikę i złożoność takich umów, dzięki czemu możemy zapewnić skuteczne doradztwo prawne.
W jaki sposób zawieram umowę z Kancelarią, co jest potrzebne do rozpoczęcia współpracy z Kancelarią?
Do rozpoczęcia współpracy nie potrzebujemy umowy pisemnej. Opieramy się o zamówienie mailowe, a jego złożenie oznacza akceptację opisanej w mailu oferty oraz ogólnych warunków współpracy załączonych do maila. Jeśli potrzebujesz umowy pisemnej, prześlemy Ci nasz standardowy, prosty wzór i jeśli nie będziesz mieć do niego uwag, rozpoczniemy współpracę w oparciu o umowę zawartą na piśmie.
Czy możemy prowadzić spotkania robocze online?
Tak, organizujemy spotkania robocze za pośrednictwem platformy MS Teams.
Czy możecie zrealizować usługę w krótszym czasie?
Staramy się dostosować do Twoich potrzeb lub terminów narzuconych przez kontrahenta. Tam, gdzie to jest możliwe weryfikujemy dokument szybciej.
Jakie są zasady płatności?
Usługa weryfikacji umowy o organizację eventu jest płatna z góry. Jeśli po sprawdzeniu umowy zdecydujesz się na nasze wsparcie w negocjacjach, ustalamy sposób płatności.
Czy Kancelaria może pomóc w negocjacjach umowy o organizację eventu z dostawcą usług?
Tak, oferujemy wsparcie podczas negocjacji z dostawcą usług, aż do uzyskania projektu zaakceptowanego przez obie strony lub do przerwania rozmów. Nasz zespół prawników współpracuje z Klientem, aby wypracować optymalne warunki umowy, zapewniając jednocześnie ochronę interesów klienta. Wsparcie w negocjacjach nie jest wliczone w cenę usługi (patrz powyższe informacje na temat wyceny).
Czy Kancelaria udziela wsparcia w negocjacjach z dostawcami anglojęzycznymi lub może zweryfikować wzór umowy w języku angielskim?
Tak, wszyscy prawnicy w Kancelarii posługują się językiem angielskim na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację z kontrahentami anglojęzycznymi. Posiadamy doświadczenie w projektowaniu, weryfikacji i negocjowaniu dokumentów w języku angielskim. Praca w tym języku może zająć nieco więcej czasu, co może wpłynąć na wyższy koszt usługi w porównaniu do podanej wcześniej kwoty szacunkowej.
Czy Kancelaria oferuje stworzenie wzoru umowy o organizację eventu do przesłania dostawcy usług?
Tak, oferujemy stworzenie indywidualnego, dostosowanego do Twoich potrzeb wzoru umowy. Klient ma możliwość umówienia się na spotkanie online, podczas którego szczegółowo omówimy zakres usługi. Konsultacje są dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta, co pozwala na dokładną analizę i ocenę warunków umowy. Opisane wsparcie stanowi odrębną usługę, stąd konieczna będzie niezależna wycena.
Pytania dotyczące umowy o organizację eventu
Jakie formy umów są wymagane prawnie w przypadku organizacji wydarzeń?
W większości przypadków nie ma obowiązku zawarcia umowy w formie pisemnej, jednak ze względu na bezpieczeństwo prawne zalecana jest jedna z trzech form: pisemna z własnoręcznymi podpisami, elektroniczna z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź dokumentowa: na przykład poprzez usługi typu DocuSign, wymianę e-maili, skanów umowy. Umowa może być zawarta w sposób, który wystarczająco wyraża wolę obu stron. Kluczowe jest, aby nie było wątpliwości co do intencji stron do zawarcia umowy oraz aby były one odpowiednio reprezentowane przez osoby do tego uprawnione.
Jakie ryzyka niesie za sobą nieprecyzyjny zakres obowiązków organizatora eventu?
Brak precyzyjnego określenia obowiązków organizatora może prowadzić do nieporozumień i trudności w egzekwowaniu umowy. Jeśli nie określimy jasno, jakie usługi mają być świadczone (np. logistyka, catering, oprawa muzyczna, organizacja programu artystycznego), kontrahent może dostarczyć usługę o niższym standardzie lub ograniczonym zakresie, niż się spodziewaliśmy. To z kolei utrudni dochodzenie roszczeń w przypadku niewłaściwego wykonania umowy, ponieważ nie będzie wyraźnego punktu odniesienia. Ważne jest, aby każda usługa była dokładnie opisana w umowie, łącznie z wymaganiami co do jakości i standardów. Przykładem może być określenie obsługi cateringowej na określoną liczbę gości, wskazanie liczby potrzebnych miejsc noclegowych lub szczegóły dotyczące wyposażenia technicznego.
Czy w umowie należy szczegółowo określić oczekiwania co do jakości usług?
Tak, umowa powinna precyzyjnie określać oczekiwania dotyczące jakości usług. Oznacza to nie tylko wskazanie, jakie usługi mają być świadczone, ale także w jakim standardzie. Dla przykładu, w przypadku cateringu warto opisać szczegóły dotyczące rodzaju jedzenia (np. menu wegańskie, bezglutenowe), ilości porcji, a także poziomu obsługi (np. kelnerzy, liczba stanowisk bufetowych). Niezdefiniowanie jakości może prowadzić do sytuacji, w której usługodawca dostarczy usługę niskiej jakości, a klient nie będzie miał solidnych podstaw do dochodzenia roszczeń odszkodowawczych.
Czy umowa o organizację eventu musi zawierać szczegółowy kosztorys?
Brak szczegółowego kosztorysu to jedno z najczęstszych ryzyk związanych z organizacją eventu. Umowa powinna zawierać pełny wykaz kosztów z podziałem na poszczególne etapy organizacji wydarzenia oraz na konkretne usługi (np. wynajem przestrzeni, catering, nagłośnienie, oświetlenie). Kosztorys powinien również uwzględniać ewentualne dodatkowe koszty, np. związane z przedłużeniem wydarzenia lub zwiększeniem liczby uczestników. Dobrze sformułowane zasady płatności, takie jak terminy płatności zaliczek i ostatecznych rozliczeń, pomogą uniknąć niejasności i dodatkowych, niespodziewanych wydatków.
Czym są klauzule dotyczące siły wyższej i dlaczego są ważne w umowie?
Klauzule dotyczące siły wyższej chronią strony umowy w sytuacjach, gdy wydarzenia nie mogą być zrealizowane z przyczyn niezależnych od nich, takich jak klęski żywiołowe (np. powodzie) czy sytuacje nadzwyczajne (np. pandemia). W umowie warto precyzyjnie wskazać, jakie okoliczności kwalifikują się jako siła wyższa i jakie będą konsekwencje w takich przypadkach (np. prawo do rozwiązania umowy bez kar, zwrot części środków). Klauzula siły wyższej minimalizuje ryzyko finansowe stron w nieprzewidywalnych sytuacjach.
Jakie przyczyny odwołania wydarzenia powinny być uwzględnione w klauzuli siły wyższej?
Klauzula siły wyższej powinna wymieniać możliwe przyczyny odwołania wydarzenia, takie jak klęski żywiołowe (np. huragan podczas imprezy plenerowej), przerwy w dostawach mediów (np. brak prądu) czy sytuacje kryzysowe (np. epidemie). Dobrze jest również uwzględnić regulacje dotyczące zdarzeń losowych, które mogą zakłócić przygotowania do wydarzenia, np. nagła choroba kluczowego wykonawcy. Ważne, aby umowa jasno wskazywała, jak zostaną rozliczone strony w takich przypadkach – np. zwrot wpłaconych zaliczek lub możliwość przeniesienia wydarzenia na inny termin.
Czy umowa powinna przewidywać warunki rezygnacji lub rozwiązania umowy?
Zdecydowanie tak. Rezygnacja z organizacji eventu lub rozwiązanie umowy powinny być jasno określone, w tym zasady zwrotu wpłaconych środków czy naliczania ewentualnych kar umownych. Ważne jest ustalenie terminów, w jakich strony mogą odwołać wydarzenie bez ponoszenia dodatkowych kosztów, a także zapisów regulujących sytuacje, w których przedsiębiorca lub organizator może odstąpić od umowy z przyczyn niezależnych od siebie. Zazwyczaj przewiduje się różne poziomy kar w zależności od momentu, w którym następuje rezygnacja (np. zwrot części zaliczki, jeśli rezygnacja następuje odpowiednio wcześniej). Ważne jest, aby precyzyjnie określić, kiedy i na jakich warunkach organizator lub przedsiębiorca mogą zrezygnować z organizacji eventu, aby uniknąć sporów o zwrot kosztów. Nieprecyzyjne zapisy w tym zakresie mogą prowadzić do niejasności i niepotrzebnych konfliktów.
Czy umowa powinna regulować kwestie dotyczące licencji na odtwarzanie muzyki lub inne prawa autorskie?
Tak, jeśli podczas eventu planowane jest odtwarzanie muzyki lub inne działania związane z prawami autorskimi (np. projekcje, pokazy multimedialne), umowa powinna uwzględniać odpowiedzialność za uzyskanie licencji i opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (np. ZAiKS). Niezabezpieczenie tych kwestii może prowadzić do sankcji finansowych dla organizatora.
Czy konieczne jest zawarcie w umowie zapisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO)?
Tak, jeżeli w ramach organizacji eventu zbierane są dane osobowe uczestników (np. przy rejestracji na wydarzenie) bądź utrwalany jest wizerunek uczestników, należy zawrzeć odpowiednie klauzule dotyczące ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. Ważne jest ustalenie, kto jest administratorem danych, jakie dane są zbierane oraz jakie są zasady ich przetwarzania i przechowywania. W przypadku utrwalania wizerunku uczestników należy zadbać również o zebranie zgód na utrwalania i wykorzystywanie wizerunku.
Jakie zapisy dotyczące odpowiedzialności za szkody materialne podczas eventu powinny znaleźć się w umowie?
Umowa powinna regulować, kto ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone na wynajętej przestrzeni lub przez uczestników wydarzenia, w tym uwzględniać odpowiedzialność stron za ewentualne uszkodzenia wyposażenia, infrastruktury czy mienia oraz przewidywać np. obowiązek posiadania odpowiedniego ubezpieczenia przez dostawcę usług.
Jak zamówić sprawdzenie umowy o organizację eventu?
Po prostu napisz do nas maila: kancelaria@kancelariastanek.pl.
Możesz też zostawić swój numer telefonu:
Co bierzemy pod uwagę sprawdzając umowę o organizację wydarzenia?
Podstawowe postanowienia
- Przedmiot umowy
- Rodzaj wydarzenia – należy wskazać rodzaj wydarzenia zaplanowanego do zorganizowania (np. konferencje, spotkanie integracyjne).
- Zakres usług będących przedmiotem umowy – należy w tym miejscu precyzyjnie określić jakie usługi mają być świadczone przez dostawcę usług (np. najem powierzchni, usługa hotelowa, catering, obsługa techniczna, obsługa dźwiękowa, występy artystyczne). Oprócz zakresu usług warto również zwrócić uwagę na oczekiwania dotyczące jakości usług. Oznacza to nie tylko wskazanie, jakie usługi mają być świadczone, ale także w jakim standardzie.
- Czas trwania wydarzenia – należy jednoznacznie określić termin i czas trwania wydarzenia, co jest szczególnie ważne w kontekście najmu powierzchni czy konieczności rezerwacji miejsc noclegowych.
- Kosztorys usług - istotne jest, aby umowa zawierała pełny wykaz kosztów związanych z organizacją wydarzenia, w tym podział na poszczególne etapy i elementy.
- Warunki płatności – należy precyzyjnie określić warunki płatności. Powinny one obejmować terminy płatności (np. wpłata zaliczki przed wydarzeniem, rozliczenie po wydarzeniu), formę płatności (np. przelew bankowy), a także zasady związane z dodatkowymi opłatami, takimi jak opłaty za przedłużenie wydarzenia lub wprowadzenie dodatkowych usług w trakcie jego trwania. Warto również ustalić, czy przewidziane są rabaty przy wcześniejszej wpłacie lub pakietowych zamówieniach, oraz jakie będą konsekwencje nieterminowych płatności (np. odsetki za opóźnienia).
- Warunki rezygnacji lub rozwiązania umowy – Kluczowe jest ustalenie terminów, w jakich strony mogą odwołać wydarzenie bez ponoszenia dodatkowych kosztów bądź za poniesieniem kosztów, a także zapisów regulujących sytuacje, w których przedsiębiorca lub organizator może odstąpić od umowy z przyczyn niezależnych od siebie. Umowa powinna jasno precyzować, jakie będą skutki finansowe w przypadku rezygnacji z organizacji eventu. Często stosuje się różne poziomy kar w zależności od momentu rezygnacji (np. możliwość zwrotu części zaliczki przy wcześniejszym odwołaniu). Ważne jest dokładne określenie, kiedy i na jakich zasadach możliwe jest wycofanie się z organizacji wydarzenia, aby uniknąć sporów o zwrot kosztów.
Postanowienia dodatkowe
- Uregulowanie kwestii licencji na odtwarzanie muzyki lub innych praw autorskich.
- Zamieszczenie w umowie klauzuli siły wyższej – klauzule siły wyższej zabezpieczają strony na wypadek zdarzeń od nich niezależnych, takich jak klęski żywiołowe, które uniemożliwiają realizację wydarzenia, oraz regulują zasady rozliczeń w takich przypadkach.
- Określenie zasad ochrony informacji poufnych – umowa powinna precyzować kwestie dotyczące ochrony informacji poufnych, w tym informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
- RODO – jeżeli w ramach organizacji eventu zbierane są dane osobowe należy zawrzeć odpowiednie klauzule dotyczące ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. Ważne jest ustalenie, kto jest administratorem danych, jakie dane są zbierane oraz jakie są zasady ich przetwarzania i przechowywania;
- Odpowiedzialność i kara umowna – element z praktycznego punktu widzenia niezbędny, pozwala uniknąć długotrwałego sporu wymagającego udowodnienia szkody w związku z naruszeniem obowiązków wynikających z umowy. Kara np. za każde naruszenie, ma więc znaczenie odstraszające. Należy jednak zachować umiar by nie doszło do miarkowania jej wysokości przez sąd. Z punktu widzenia strony ponoszącej szkodę warto również pozostawić możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych (kodeksowych).
- Wizerunek uczestników wydarzenia bądź personelu – przy okazji zawierania umowy należy rozważyć kwestie możliwości dysponowania wizerunkiem uczestników wydarzenia oraz personelu świadczącego usługi.