Umowa o wykonanie projektu IT

Jest to umowa, na podstawie której firma IT realizuje projekt IT, zgodnie z dokumentacją projektową. Firma IT odpowiedzialna jest za osiągnięcie oznaczonego w umowie rezultatu. Najczęściej przedmiotem umowy jest stworzenie, bądź opracowanie i wdrożenie oprogramowania komputerowego. Przedmiotem umowy może być również stworzenie, bądź opracowanie we współpracy z Zamawiającym dokumentacji projektowej, a następnie wykonanie na tej podstawie oprogramowania komputerowego.

Na potrzeby niniejszego tekstu strony tej umowy nazwiemy:

• Zamawiający – strona, która zamawia projekt IT zgodne z dokumentacją projektową lub wstępnymi oczekiwaniami;
• Wykonawca – firma IT odpowiedzialna za realizację projektu IT.

Kwalifikacja prawna umowy: umowa o dzieło, albo umowa nienazwana z elementami umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług.

Mające zastosowania przepisy: Kodeks Cywilny, ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Podstawowe postanowienia

• Przedmiot umowy. Należy określić przynajmniej:
  • Rezultat – projekt IT, może to być np. System ERP, dodanie określonych funkcjonalności na istniejącej platformie, aplikacja mobilna etc.;
  • Dokumentacja Projektu – tj. określenie czy projekt IT jest tworzony według istniejącej dokumentacji projektowej, czy tworzenie tej dokumentacji jest jednym z Etapów (patrz niżej);
  • Określenie Etapów / Faz pracy nad projektem wraz z Harmonogramem – w tym miejscu w zależności od stosowanej metodyki pracy nad oprogramowaniem (Waterfall vs. Agile) należy określić w zależności od konkretnego przypadku: w sposób precyzyjny lub bardziej ramowy, kolejne części prac nad projektem IT np. Etap projektowania, Etap produkcyjny, Etap testowania, Etap wdrożenia, Etap finalnego odbioru. W przypadku metodyki Agile prace “rozbija się” najczęściej na krótsze “sprinty” w ramach danych Etapów, częściej pojawia się również testowanie i poprawianie efektu poszczególnych sprintów (produktów cząstkowych), co zmniejsza tzw. dług technologiczny przy finalnym odbiorze;

• Wynagrodzenie Wykonawcy.

  • Istnieje kilka sposobów określenia formuły wynagrodzenia. Do najpopularniejszych należą:

    • Fixed price – strony z góry określają wynagrodzenie należne Wykonawcy za całość prac; jest to rozwiązanie stosowane zwłaszcza wtedy, gdy strony mogą w sposób możliwie pełny oszacować nakład pracy (i jej koszt) niezbędny do wykonania Projektu. Wymaga to z pewnością dopracowania dokumentacji projektowej już na etapie podpisywania umowy; zazwyczaj tego rodzaju wynagrodzenie jest korzystniejsze dla Zamawiającego;
    • Time&Materials - formuła wynagrodzenia odpowiadająca MH (man-hour) lub MD (man-days) które zostały spożytkowane na dany projekt IT; jest to korzystniejsze dla Wykonawcy ponieważ każdy nakład pracy jest wynagrodzony (nie ma ryzyka pracy darmowej po przekroczeniu budżetu);
    • Time&Materials z Capem – jest to rozliczenie w formule jak T&M z tą różnicą, że określamy co stanie się po osiągnięciu określonej liczby MH lub MD przez Wykonawcę tj. przewidujemy tzw. CAP (np. dalsze prace są wstrzymywane, świadczone w następnym Etapie, lub płatne po innej stawce);

  • Terminy płatności wynagrodzenia - np. po odbiorach poszczególnych Etapów, odbiorach cząstkowych; można też nadać wynagrodzeniu charakter mieszany: płatności częściowe w okresach rozliczeniowych (np. miesięcznych, kwartalnych, etc.) oraz płatność końcowa, którą strony rozliczą całość należnego wykonawcy wynagrodzenia;

  • Wynagrodzenie powinno obejmować przeniesienie praw autorskich lub udzielenie stosownych licencji na rzecz Zamawiającego;

• Określenie procedury odbiorowej – zwłaszcza ustalenie następujących elementów: wskazanie odbiorców; czy odbiory mają charakter odbiorów jakościowych (gdzie produkty danych etapów mają spełniać określone parametry) czy ilościowych (gdzie bada się wyłącznie ich wykonanie przez daną liczbę MD/MH bez szczegółowego testowania); czy i w jakim zakresie Zamawiający przewiduje testowanie cząstkowego produktu; czy odbiór może być warunkowy; czy dopuszczamy milczący odbiór ze strony Wykonawcy; czy wynagrodzenie Wykonawcy jest uzależnione od odbioru;

• Przeniesienie praw autorskich – Zamawiający musi pozyskać tytuł prawny do utworów powstałych w związku z wykonaniem projektu IT. Czy będzie to nabycie praw autorskich czy też licencja (wyłączna/niewyłączna), zależy od konkretnego przypadku, aczkolwiek z punktu widzenia Zamawiającego pożądane jest nabycie praw autorskich. Umowa może również rozróżniać bardziej kompleksowe sytuacje, np. podział na oprogramowanie dedykowane (które jest stworzone specjalnie dla Zamawiającego) oraz oprogramowanie standardowe (off the shelf), funkcjonujące na rynku, które najczęściej jest licencjonowane na warunkach określonych przez producenta. Należy w sposób szczególnie skrupulatny odnieść się do pól eksploatacji, które powinny być w umowie określone w sposób wyczerpujący (też z odniesieniem trybu postepowania w razie zaistnienia nowych pól eksploatacji);

Postanowienia dodatkowe

• Miejsce wykonania Projektu IT – np. zdalnie, lub w siedzibie Zamawiającego;
• Określenie zasad współpracy stron – np. obowiązek przekazywania danych, informacji, udostępniania dokumentacji, dodanie koordynatorów Stron etc.;
• Gwarancja na oprogramowanie – strony mogą ją uregulować w sposób dowolny, często jednak podobne uprawnienia są realizowane przy pomocy odrębnej umowy SLA;
• Odpowiedzialność – strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie skutkuje powstaniem roszczeń. Dotyczy to zwłaszcza nieterminowej realizacji danych etapów. Z punktu widzenia Wykonawcy korzystne jest, aby ewentualnie zastrzeżone kary umowne zostały ograniczone (cap) np. do poziomu kwoty otrzymanego wynagrodzenia;
• Kwestia poufności – Strony powinny zadbać by umowa zawierała zobowiązanie do zachowania poufności co do wszystkich informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (konieczne jest zdefiniowanie tego pojęcia w umowie) danej Strony.
• Zakaz przejmowania personelu – z punktu widzenia Wykonawcy jest to istotna klauzula, która zakazuje przejmowania osób zaangażowanych w projekt u Zamawiającego; klauzula zabezpiecza przed utratą kluczowego personelu;
• Wypowiedzenie/odstąpienie - w przypadku umów o charakterze zbliżonym do dzieła Strony mogą przewidzieć umowne prawo odstąpienia, wskazując termin i przesłanki uprawniające do skorzystania z tego uprawnienia np. z uwagi na opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia lub istotnego opóźnienia w realizacji danych etapów;
• Usługi dodatkowe – np. wsparcie poprojektowe, usługi typu SLA - jeśli strony chcą tego rodzaju wsparcia można to zapisać w umowie lub zawrzeć odrębną umowę np. dotyczącą wyłącznie SLA.
• Procedura eskalacji sporu - np. powołanie komitetu sterującego i klauzula dot. Polubownego rozwiązywania konfliktów lub klauzula mediacyjna.

Inne postanowienia, pytania i problemy

• Nadanie umowie charakteru umowy o dzieło lub o świadczenie usług – w praktyce tego rodzaju umowy najczęściej są zbliżone do umowy o dzieło, co oznacza również odpowiedzialność Wykonawcy za rezultat, niekiedy jednak mogą przybrać charakter umowy łączącej cechy umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług. W takim przypadku Wykonawca z  tytułu określonych zobowiązań może nie odpowiadać za rezultat, a jedynie za świadczenie usług z należytą starannością.
• W umowach zbliżonych do dzieła istotne znaczenie ma kwestia uregulowania odbioru, od którego najczęściej uzależniona jest zapłata dla Wykonawcy; przyjęcie odbiorów jakościowych rodzi potencjalne ryzyko odłożenia płatności w czasie do chwili odbioru przez Zamawiającego finalnego produktu, bez jakichkolwiek uwag co do jego jakości;
• Wykonanie projektu IT dedykowanego dla określonego Zamawiającego wiążę się najczęściej z przeniesieniem praw autorskich na Zamawiającego; należy jednak mieć na względzie, że oprogramowanie o podobnych funkcjonalnościach może być przez Wykonawcę stworzone dla innych podmiotów, gdyż prawo autorskie nie chroni samych pomysłów; istnieją jednak sposoby by chronić pomysły o istotnej wartości np. Poprzez ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa i podpisanie stosownego NDA.