Umowa wdrożeniowa

Potrzebujesz tej umowy?
skontaktuj się z nami

Co otrzymasz?

W ramach usługi przygotowania umowy wdrożeniowej, zapewnimy Ci:

  1. przygotowany indywidualnie, zgodny z Twoimi potrzebami, projekt umowy wdrożeniowej, który może trafić do Twojego kontrahenta (na potrzeby konkretnej transakcji) lub zostać wykorzystany jako szablon (proponowany klientom dla potrzeb przyszłych projektów),
  2. doradztwo prawne w zakresie treści i zawierania umowy wdrożeniowej (m.in. w zakresie np. wyboru modelu wdrożenia, opisu przedmiotu umowy, harmonogramu, zarządzania wykonaniem umowy i zarządzania personelem, uczestnictwa podwykonawców, zasad odbiorów, gwarancji, praw własności intelektualnej, w tym użycia modułów Open Source i AI oraz spraw związanych z rejestracją znaków towarowych, zabezpieczenia personelu przed przejęciem, poufności, danych osobowych, bezpieczeństwa danych, zakazu konkurencji, metod rozliczeń i regulacji podatkowych, odpowiedzialności, kar umownych oraz usług powdrożeniowych);
  3. dostęp do wzorów prostych i pewnych dokumentów związanych z umową: wzoru umowy o poufności (NDA), wzoru klauzuli informacyjnej RODO, wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych RODO.

    Interesują Cię te usługi? Oddzwonimy!

    Ile kosztuje stworzenie umowy wdrożeniowej?

    Wyceniamy usługę po otrzymaniu od Ciebie kompletu informacji i dokumentów. W ustalonej cenie zawierają się trzy etapy wykonania usługi:

    • Etap 1: wybór zakresu i struktury umowy oraz najważniejszych mechanizmów (obejmuje spotkania robocze, ankiety informacyjne, wyjaśnienia mailowe),
    • Etap 2: przygotowanie pierwszego projektu umowy,
    • Etap 3: dopracowanie pierwszego projektu umowy wdrożeniowej po Twoich uwagach.

    Chętnie pomożemy także w negocjacjach umowy wdrożeniowej z Twoim klientem. Doradztwo lub udział w negocjacjach nie są wliczone w cenę usługi przygotowania projektu umowy ponieważ nie w każdym przypadku są potrzebne.

    Szczegóły: ➡️ Jak wyceniamy nasze usługi prawnicze, czyli ile kosztuje obsługa prawna?

    Jak szybko przygotujemy umowę?

    Umowę wdrożeniową jesteśmy w stanie przygotować w 7 - 12 dni roboczych od przedpłaty (zakładając, że w miarę sprawnie dostarczysz nam potrzebne informacje i dokumenty). 

    Czego od Ciebie potrzebujemy?

    Informacje

    • dane identyfikujące Strony umowy (chyba że umowa ma być szablonem, bez związku z konkretnym klientem),
    • biznesowy i organizacyjny opis współpracy z klientem w ramach planowanej umowy, a w szczególności: opis przedmiotu umowy, harmonogram wdrożenia, opis modelu wdrożenia (np. kaskadowy, scrumowy, mieszany), zasady odbiorów, zasady rozliczeń, terminy płatności, role i odpowiedzialność, zasady gwarancji, opis usług powdrożeniowych,
    • lista Twoich indywidualnych wymagań do umowy wdrożeniowej (np. konkretne kwestie do zabezpieczenia).

    Dokumenty

    • specyfikacja funkcjonalna projektu lub opis podstawowych funkcjonalności projektu,
    • zapytania ofertowe lub dokumentacja przetargowa Twojego klienta (chyba że umowa ma być szablonem, bez związku z konkretnym klientem),
    • oferty, cenniki, opisy usług, które udostępniłeś klientowi lub które zwykle udostępniasz klientom,
    • korespondencja z klientem dotycząca planowanej współpracy (chyba że umowa ma być szablonem, bez związku z konkretnym klientem),
    • umowy z Twoimi podwykonawcami lub personelem - osobami uczestniczącymi we wdrożeniu dla Twojego klienta,
    • lista wymagań technicznych, jeśli mają być uwzględnione w umowie.

    Współpraca

    • bieżący kontakt mailowy w celu uzgodnienia kwestii technicznych / organizacyjnych do współpracy lub umowy,
    • jedno lub dwa spotkania robocze online (etap projektowania umowy),
    • uwagi / komentarze / akceptacje do pierwszego projektu umowy (etap projektowania umowy) oraz pozostałych uzgodnionych etapów prac,
    • wkład wiedzy technicznej / organizacyjnej (etap opcjonalny - negocjacje z kontrahentem Klienta).

    Pytania i odpowiedzi

    Pytania dotyczące współpracy z Kancelarią

    Co jest potrzebne do rozpoczęcia współpracy z Kancelarią?

    Do rozpoczęcia współpracy nie potrzebujemy umowy pisemnej. Opieramy się o zamówienie mailowe, a jego złożenie oznacza akceptację opisanej w mailu oferty oraz ogólnych warunków współpracy załączonych do maila. Jeśli potrzebujesz umowy pisemnej, prześlemy Ci nasz standardowy, prosty wzór i jeśli nie będziesz mieć do niego uwag, rozpoczniemy współpracę w oparciu o umowę zawartą na piśmie.

    Czy spotkania robocze możemy prowadzić online?

    Tak, spotkania robocze prowadzimy przez MS Teams.

    Czy możecie wykonać usługę szybciej?

    Staramy się dostosować do Twoich potrzeb lub terminów narzuconych przez Twojego klienta. Tam, gdzie to jest możliwe wykonujemy projekt szybciej (np. delegując do wykonania szerszy zespół). Termin wykonania jest jednak uzależniony od faktycznego nakładu pracy, jaki musimy przeznaczyć na stworzenie projektu odpowiedniej jakości, a także od sprawności komunikacji z Tobą w zakresie dostarczenia nam dokumentów i informacji, których potrzebujemy.

    Jakie są zasady płatności?

    Usługa wykonania projektu umowy wdrożeniowej jest płatna z góry. Jeżeli po wykonaniu umowy zdecydujesz się na nasze wsparcie w negocjacjach umowy, ustalamy płatność z góry lub z dołu, co miesiąc (w zależności od sytuacji).

    Czy Kancelaria może udzielić wsparcia w negocjacjach umowy z naszym klientem?

    Tak, udzielamy wsparcia na każdym etapie projektowania umowy, również w trakcie negocjacji z Twoim klientem, aż do wypracowania projektu zaakceptowanego przez obie Strony lub do przerwania dalszych rozmów. Wsparcie w negocjacjach nie jest uwzględnione w umówionej cenie usługi (zob. wyżej informacje na temat wyceny).

    Czy Kancelaria udzieli wsparcia również w negocjacjach z klientem anglojęzycznym, czy możecie stworzyć lub zmienić projekt w języku angielskim albo przetłumaczyć projekt na język angielski?

    Tak, prawnicy Kancelarii znają język angielski w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację z klientem anglojęzycznym. Są też wyspecjalizowani w prawniczym języku angielskim oraz posiadają doświadczenie w projektowaniu i negocjowaniu dokumentów w branży IT w języku angielskim. Praca w języku angielskim zajmuje zwykle nieco więcej czasu, dlatego w takim przypadku koszt usługi będzie wyższy niż podana wyżej kwota szacunkowa.

    Pytania dotyczące umowy wdrożeniowej

    Czy w umowie wdrożeniowej konieczne jest uregulowanie praw autorskich do oprogramowania?

    Tak, prawa autorskie są kluczowym elementem takich umów. Należy precyzyjnie określić, czy przenosisz na klienta autorskie prawa majątkowe do rezultatów wdrożenia, udzielasz klientowi licencji albo jedynie prawa do korzystania z oprogramowania w określony sposób (jako usługa).

    Jak mogę zabezpieczyć się przed zmianami w projekcie w trakcie wdrożenia?

    W umowie wdrożeniowej należy jasno określić, że każda zmiana zakresu prac (tzw. „scope creep”) wymaga oddzielnego uzgodnienia pod kątem kosztów i czasu realizacji. Warto wprowadzić procedurę „change request”.

    Czy muszę przeprowadzać testy rezultatów wdrożenia przed ich odbiorem?

    To zależy od umowy, ale jest to standardowa praktyka. Warto ustalić, że testy obejmują podstawowe funkcjonalności i zgodność ze specyfikacją, aby uniknąć nieporozumień w momencie odbioru. Warto określić procedurę testową, kryteria akceptacji oraz terminy i konsekwencje braku zgłoszenia uwag przez klienta.

    Jakie są typowe ryzyka w umowach wdrożeniowych i jak je minimalizować?

    Do najczęstszych ryzyk należą opóźnienia w realizacji, spory o jakość dostarczonego oprogramowania, brak precyzyjnego określenia zakresu prac. Ryzyka można minimalizować przez: precyzyjne postanowienia w umowie, wprowadzenie etapowych odbiorów prac, jasne procedury reklamacyjne oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

    Czy w umowie wdrożeniowej można wykluczyć odpowiedzialność za szkody?

    Nie można wykluczyć odpowiedzialności w całości, ale można ją w różny sposób i w różnym zakresie ograniczyć.

    Czy mogę korzystać z podwykonawców i jak to wpływa na odpowiedzialność?

    Możesz korzystać z podwykonawców, przy czym Twój klient może zażądać, aby podwykonawcy spełniali określone kryteria.

    Jak skutecznie uregulować kwestie płatności?

    Warto wprowadzić harmonogram płatności powiązany z kamieniami milowymi / etapami, zaliczki na poczet prac, płatności etapowe po odbiorze poszczególnych części projektu.

    Jak zabezpieczyć się przed opóźnieniami po stronie kontrahenta (np. brak dostarczenia danych/dokumentów/informacji/materiałów)?

    Warto w umowie określić, że kontrahent dostarczy niezbędne dane/dokumenty/informacje/materiały w określonym czasie, a opóźnienia po jego stronie mogą wpływać na przesunięcie terminu realizacji. Można też zastrzec dodatkowe opłaty za przestoje.

    Czy mogę określić maksymalny zakres wsparcia technicznego po oddaniu rezultatów wdrożenia?

    Tak, warto określić, na jaki okres i w jakim zakresie/na jakich zasadach świadczysz wsparcie techniczne po wdrożeniu. Warto także wprowadzić opcję dodatkowego wynagrodzenia za prace utrzymaniowe lub rozwojowe oraz wyraźnie rozdzielić usługi powdrożeniowe od odpłatnych usług utrzymaniowych/rozwojowych.

    Jak zamówić umowę wdrożeniową?

    Po prostu napisz do nas maila: kancelaria@kancelariastanek.pl.

    Możesz też zostawić swój numer telefonu:

      Interesują Cię te usługi? Oddzwonimy!

      Co bierzemy pod uwagę projektując umowę wdrożeniową?

      Podstawowe postanowienia

      • Przedmiot umowy. Należy określić przynajmniej:
        • Rezultat – wdrożenie, a więc instalacja określonego systemu w środowisku informatycznym Zamawiającego; system ten może być autorstwa Wykonawcy, wówczas dochodzi w istocie również do stworzenia oprogramowania i przeniesienia praw autorskich (względnie licencjonowania), lub autorstwa podmiotu trzeciego, gdzie Wykonawca jest odpowiedzialny wyłącznie za implementacje; wdrożeniu często towarzyszą szkolenia personelu, przekazanie dokumentacji projektowej/wdrożeniowej, migracje danych oraz przeprowadzenie testów;
        • Dokumentacja przedwdrożeniowa – przy skomplikowanych wdrożeniach powinna ona precyzować techniczne aspekty wdrożenia (systemowe, środowiskowe), kwestie migracji danych, przeprowadzonych testów oraz zagadnienia dot. uruchomienia systemu; dokument ten powinien również precyzować oczekiwane przez Zamawiającego rezultaty wdrożenia wraz z harmonogramem;
        • Procedura zarządzania zmianą – w przypadku gotowych i rozbudowanych analiz przedwdrożeniowych (specyfikacji) warto wprowadzić umowną procedurę wprowadzania zmian do dokumentacji; w toku wdrożenia częstokroć dochodzi do zmian pewnych koncepcji, dodatkowej kastomizacji, dodawania funkcjonalności oczekiwanych przez Zamawiającego – strony powinny mieć możliwość wprowadzania tych zmian w uporządkowany i obustronne zaakceptowany sposób;
        • Określenie Etapów wdrożenia wraz z Harmonogramem – w tym miejscu w zależności od stosowanej metodyki pracy (Waterfall vs. Agile) należy określić w zależności od konkretnego przypadku: w sposób precyzyjny lub bardziej ramowy, kolejne części prac nad wdrożeniem np. Etap projektowania, Etap produkcyjny, Etap testowania, Etap wdrożenia, Etap finalnego odbioru. W przypadku metodyki Agile prace “rozbija się” najczęściej na krótsze “sprinty” w ramach danych Etapów, częściej pojawia się również testowanie i poprawianie efektu poszczególnych sprintów (produktów cząstkowych), co zmniejsza tzw. dług technologiczny przy finalnym odbiorze.
      • Wynagrodzenie Wykonawcy.
        • Istnieje kilka sposobów określenia formuły wynagrodzenia. Do najpopularniejszych należą:
          • Fixed price – strony z góry określają wynagrodzenie należne Wykonawcy za całość prac; jest to rozwiązanie stosowane zwłaszcza wtedy, gdy strony mogą w sposób możliwie pełny oszacować nakład pracy (i jej koszt) niezbędny do wykonania wdrożenia. Wymaga to z pewnością dopracowania dokumentacji przedwdrożeniowej już na etapie podpisywania umowy; zazwyczaj tego rodzaju wynagrodzenie jest korzystniejsze dla Zamawiającego;
          • Time&Materials - formuła wynagrodzenia odpowiadająca MH (man-hour) lub MD (man-days) które zostały spożytkowane na wdrożenie; jest to korzystniejsze dla Wykonawcy ponieważ każdy nakład pracy jest wynagrodzony (nie ma ryzyka pracy darmowej po przekroczeniu budżetu);
          • Time&Materials z Capem – jest to rozliczenie w formule jak T&M z tą różnicą, że określamy co stanie się po osiągnięciu określonej liczby MH lub MD przez Wykonawcę tj. przewidujemy tzw. CAP (np. dalsze prace są wstrzymywane, świadczone w następnym Etapie, lub płatne po innej stawce);
        • Terminy płatności wynagrodzenia - np. po odbiorach poszczególnych Etapów, odbiorach cząstkowych; można też nadać wynagrodzeniu charakter mieszany: płatności częściowe w okresach rozliczeniowych (np. miesięcznych, kwartalnych, etc.) oraz płatność końcowa, którą strony rozliczą całość należnego wykonawcy wynagrodzenia;
        • Wynagrodzenie powinno obejmować przeniesienie praw autorskich lub udzielenie stosownych licencji na rzecz Zamawiającego; jest to kluczowe zwłaszcza wówczas, gdy wdrożeniu towarzyszy także stworzenie oprogramowania przez Wykonawcę; w przypadku dostarczenia oprogramowania “of the shelf” dochodzi do przeniesienia licencji na warunkach producenta, a umowa powinna przynajmniej określać opłaty licencyjne.
      • Określenie procedury odbiorowej – zwłaszcza ustalenie następujących elementów: wskazanie osób odpowiedzialnych za odbiór; czy odbiory mają charakter odbiorów jakościowych (gdzie produkty danych etapów mają spełniać określone parametry) czy ilościowych (gdzie bada się wyłącznie ich wykonanie przez daną liczbę MD/MH bez szczegółowego testowania); czy i w jakim zakresie Zamawiający przewiduje testowanie cząstkowego produktu; czy odbiór może być warunkowy; czy dopuszczamy milczący odbiór ze strony Wykonawcy; czy wynagrodzenie Wykonawcy jest uzależnione od odbioru;
      • Przeniesienie praw autorskich – Zamawiający musi pozyskać tytuł prawny do utworów powstałych w związku z wdrożeniem. Czy będzie to nabycie praw autorskich czy też licencja (wyłączna/niewyłączna), zależy od konkretnego przypadku, aczkolwiek z punktu widzenia Zamawiającego pożądane jest nabycie praw autorskich. Umowa może również rozróżniać bardziej kompleksowe sytuacje, np. podział na oprogramowanie dedykowane (które jest stworzone specjalnie dla Zamawiającego) oraz oprogramowanie standardowe (off the shelf), funkcjonujące na rynku, które najczęściej jest licencjonowane na warunkach określonych przez producenta. Należy w sposób szczególnie skrupulatny odnieść się do pól eksploatacji, które powinny być w umowie określone w sposób wyczerpujący (też z odniesieniem trybu postępowania w razie zaistnienia nowych pól eksploatacji);

      Postanowienia dodatkowe

      • Miejsce wykonania wdrożenia – np. zdalnie lub w siedzibie Zamawiającego;
      • Określenie zasad współpracy stron – np. obowiązek przekazywania danych, informacji, udostępniania dokumentacji, dodanie koordynatorów Stron etc.;
      • Gwarancja na wdrożenie – strony mogą ją uregulować w sposób dowolny, często jednak podobne uprawnienia są realizowane przy pomocy odrębnej umowy SLA;
      • Odpowiedzialność – strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie skutkuje powstaniem roszczeń. Dotyczy to zwłaszcza nieterminowej realizacji danych etapów. Z punktu widzenia Wykonawcy korzystne jest, aby ewentualnie zastrzeżone kary umowne zostały ograniczone (cap) np. do poziomu kwoty otrzymanego wynagrodzenia;
      • Ograniczenie Odpowiedzialności - strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie ogranicza odpowiedzialność Wykonawcy np. okoliczności siły wyższej, braku współpracy Zamawiającego; w praktyce dochodzi również najczęściej do wyłączenia rękojmi;
      • Kwestia poufności – Strony powinny zadbać by umowa zawierała zobowiązanie do zachowania poufności co do wszystkich informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (konieczne jest zdefiniowanie tego pojęcia w umowie) danej Strony.
      • Zakaz przejmowania personelu – z punktu widzenia Wykonawcy jest to istotna klauzula, która zakazuje przejmowania osób zaangażowanych we wdrożenie u Zamawiającego; klauzula zabezpiecza przed utratą kluczowego personelu;
      • Odstąpienie - w przypadku umów o charakterze zbliżonym do dzieła Strony mogą przewidzieć umowne prawo odstąpienia, wskazując termin i przesłanki uprawniające do skorzystania z tego uprawnienia np. z uwagi na opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia lub istotnego opóźnienia w realizacji danych etapów;
      • Usługi dodatkowe – np. wsparcie poprojektowe, aktualizacja Systemu, usługi typu SLA, szkolenia - jeśli strony chcą tego rodzaju wsparcia można to zapisać w umowie lub zawrzeć odrębną umowę np. dotyczącą wyłącznie SLA czy szkoleń;
      • Procedura eskalacji sporu - np. powołanie komitetu sterującego i klauzula dot. Polubownego rozwiązywania konfliktów lub klauzula mediacyjna;

      Inne postanowienia, pytania i problemy

      • Nadanie umowie charakteru umowy o dzieło lub o świadczenie usług – w praktyce tego rodzaju umowy najczęściej są zbliżone do umowy o dzieło, co oznacza również odpowiedzialność Wykonawcy za rezultat, niekiedy jednak mogą przybrać charakter umowy łączącej cechy umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług. W takim przypadku Wykonawca z tytułu określonych zobowiązań może nie odpowiadać za rezultat, a jedynie za świadczenie usług z należytą starannością;
      • Współpraca z Zamawiającym – szczególnie istotna w przypadku umów wdrożeniowych jest współpraca stron i właściwa komunikacja; warto rozważyć powołanie komitetu sterującego składającego się z osób delegowanych przez Zamawiającego i Wykonawcę;
      • Procedura zarządzania zmianą - istnieje ryzyko zmiany przez Zamawiającego koncepcji, której Wykonawca nie oszacował przy okazji przygotowania dokumentacji i akceptacji umowy; procedura zarządzania zmianą, powinna regulować wprowadzanie ewentualnych zmian w uporządkowany i obustronne zaakceptowany sposób.

        Interesują Cię te usługi? Oddzwonimy!