Umowa wdrożeniowa

Jest to umowa, na podstawie której Wykonawca dokonuje wdrożenia (instalacji) określonego systemu w środowisku informatycznym Zamawiającego, czemu często towarzyszą szkolenia pracowników Zamawiającego, migracja danych i produkcyjne uruchomienie systemu. Wykonawca odpowiedzialny jest za osiągnięcie oznaczonego w umowie rezultatu, a w przypadku, gdy ma również stworzyć system, za jego dostarczenie przed wdrożeniem. Przedmiotem umowy może być również stworzenie bądź opracowanie we współpracy z Zamawiającym dokumentacji przedwdrożeniowej, która w sposób szczegółowy będzie określać etapy wdrożenia. W zależności od woli stron, może być to uregulowane jedną lub kilkoma umowami.

Na potrzeby niniejszego tekstu strony tej umowy nazwiemy:

• Zamawiający – strona, która zamawia wdrożenie systemu zgodne z dokumentacją przedwdrożeniową;
• Wykonawca – firma IT odpowiedzialna za wdrożenie, szkolenie oraz inne potencjalne usługi towarzyszące;

Kwalifikacja prawna umowy: umowa o dzieło albo umowa nienazwana z elementami umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług;

Mające zastosowania przepisy: Kodeks Cywilny, ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych;

Podstawowe postanowienia

• Przedmiot umowy. Należy określić przynajmniej:
  • Rezultat – wdrożenie, a więc instalacja określonego systemu w środowisku informatycznym Zamawiającego; system ten może być autorstwa Wykonawcy, wówczas dochodzi w istocie również do stworzenia oprogramowania i przeniesienia praw autorskich (względnie licencjonowania), lub autorstwa podmiotu trzeciego, gdzie Wykonawca jest odpowiedzialny wyłącznie za implementacje; wdrożeniu często towarzyszą szkolenia personelu, przekazanie dokumentacji projektowej/wdrożeniowej, migracje danych oraz przeprowadzenie testów;
  • Dokumentacja przedwdrożeniowa – przy skomplikowanych wdrożeniach powinna ona precyzować techniczne aspekty wdrożenia (systemowe, środowiskowe), kwestie migracji danych, przeprowadzonych testów oraz zagadnienia dot. uruchomienia systemu; dokument ten powinien również precyzować oczekiwane przez Zamawiającego rezultaty wdrożenia wraz z harmonogramem;
  • Procedura zarządzania zmianą – w przypadku gotowych i rozbudowanych analiz przedwdrożeniowych (specyfikacji) warto wprowadzić umowną procedurę wprowadzania zmian do dokumentacji; w toku wdrożenia częstokroć dochodzi do zmian pewnych koncepcji, dodatkowej kastomizacji, dodawania funkcjonalności oczekiwanych przez Zamawiającego – strony powinny mieć możliwość wprowadzania tych zmian w uporządkowany i obustronne zaakceptowany sposób;
  • Określenie Etapów wdrożenia wraz z Harmonogramem – w tym miejscu w zależności od stosowanej metodyki pracy (Waterfall vs. Agile) należy określić w zależności od konkretnego przypadku: w sposób precyzyjny lub bardziej ramowy, kolejne części prac nad wdrożeniem np. Etap projektowania, Etap produkcyjny, Etap testowania, Etap wdrożenia, Etap finalnego odbioru. W przypadku metodyki Agile prace “rozbija się” najczęściej na krótsze “sprinty” w ramach danych Etapów, częściej pojawia się również testowanie i poprawianie efektu poszczególnych sprintów (produktów cząstkowych), co zmniejsza tzw. dług technologiczny przy finalnym odbiorze.

• Wynagrodzenie Wykonawcy.

  • Istnieje kilka sposobów określenia formuły wynagrodzenia. Do najpopularniejszych należą:

    • Fixed price – strony z góry określają wynagrodzenie należne Wykonawcy za całość prac; jest to rozwiązanie stosowane zwłaszcza wtedy, gdy strony mogą w sposób możliwie pełny oszacować nakład pracy (i jej koszt) niezbędny do wykonania wdrożenia. Wymaga to z pewnością dopracowania dokumentacji przedwdrożeniowej już na etapie podpisywania umowy; zazwyczaj tego rodzaju wynagrodzenie jest korzystniejsze dla Zamawiającego;
    • Time&Materials - formuła wynagrodzenia odpowiadająca MH (man-hour) lub MD (man-days) które zostały spożytkowane na wdrożenie; jest to korzystniejsze dla Wykonawcy ponieważ każdy nakład pracy jest wynagrodzony (nie ma ryzyka pracy darmowej po przekroczeniu budżetu);
    • Time&Materials z Capem – jest to rozliczenie w formule jak T&M z tą różnicą, że określamy co stanie się po osiągnięciu określonej liczby MH lub MD przez Wykonawcę tj. przewidujemy tzw. CAP (np. dalsze prace są wstrzymywane, świadczone w następnym Etapie, lub płatne po innej stawce);

  • Terminy płatności wynagrodzenia - np. po odbiorach poszczególnych Etapów, odbiorach cząstkowych; można też nadać wynagrodzeniu charakter mieszany: płatności częściowe w okresach rozliczeniowych (np. miesięcznych, kwartalnych, etc.) oraz płatność końcowa, którą strony rozliczą całość należnego wykonawcy wynagrodzenia;

  • Wynagrodzenie powinno obejmować przeniesienie praw autorskich lub udzielenie stosownych licencji na rzecz Zamawiającego; jest to kluczowe zwłaszcza wówczas, gdy wdrożeniu towarzyszy także stworzenie oprogramowania przez Wykonawcę; w przypadku dostarczenia oprogramowania “of the shelf” dochodzi do przeniesienia licencji na warunkach producenta, a umowa powinna przynajmniej określać opłaty licencyjne.

• Określenie procedury odbiorowej – zwłaszcza ustalenie następujących elementów: wskazanie osób odpowiedzialnych za odbiór; czy odbiory mają charakter odbiorów jakościowych (gdzie produkty danych etapów mają spełniać określone parametry) czy ilościowych (gdzie bada się wyłącznie ich wykonanie przez daną liczbę MD/MH bez szczegółowego testowania); czy i w jakim zakresie Zamawiający przewiduje testowanie cząstkowego produktu; czy odbiór może być warunkowy; czy dopuszczamy milczący odbiór ze strony Wykonawcy; czy wynagrodzenie Wykonawcy jest uzależnione od odbioru;

• Przeniesienie praw autorskich – Zamawiający musi pozyskać tytuł prawny do utworów powstałych w związku z wdrożeniem. Czy będzie to nabycie praw autorskich czy też licencja (wyłączna/niewyłączna), zależy od konkretnego przypadku, aczkolwiek z punktu widzenia Zamawiającego pożądane jest nabycie praw autorskich. Umowa może również rozróżniać bardziej kompleksowe sytuacje, np. podział na oprogramowanie dedykowane (które jest stworzone specjalnie dla Zamawiającego) oraz oprogramowanie standardowe (off the shelf), funkcjonujące na rynku, które najczęściej jest licencjonowane na warunkach określonych przez producenta. Należy w sposób szczególnie skrupulatny odnieść się do pól eksploatacji, które powinny być w umowie określone w sposób wyczerpujący (też z odniesieniem trybu postepowania w razie zaistnienia nowych pól eksploatacji);

Postanowienia dodatkowe

• Miejsce wykonania wdrożenia – np. zdalnie lub w siedzibie Zamawiającego;
• Określenie zasad współpracy stron – np. obowiązek przekazywania danych, informacji, udostępniania dokumentacji, dodanie koordynatorów Stron etc.;
• Gwarancja na wdrożenie – strony mogą ją uregulować w sposób dowolny, często jednak podobne uprawnienia są realizowane przy pomocy odrębnej umowy SLA;
• Odpowiedzialność – strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie skutkuje powstaniem roszczeń. Dotyczy to zwłaszcza nieterminowej realizacji danych etapów. Z punktu widzenia Wykonawcy korzystne jest, aby ewentualnie zastrzeżone kary umowne zostały ograniczone (cap) np. do poziomu kwoty otrzymanego wynagrodzenia;
• Ograniczenie Odpowiedzialności - strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie ogranicza odpowiedzialność Wykonawcy np. okoliczności siły wyższej, braku współpracy Zamawiającego; w praktyce dochodzi również najczęściej do wyłączenia rękojmi;
• Kwestia poufności – Strony powinny zadbać by umowa zawierała zobowiązanie do zachowania poufności co do wszystkich informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (konieczne jest zdefiniowanie tego pojęcia w umowie) danej Strony.
• Zakaz przejmowania personelu – z punktu widzenia Wykonawcy jest to istotna klauzula, która zakazuje przejmowania osób zaangażowanych we wdrożenie u Zamawiającego; klauzula zabezpiecza przed utratą kluczowego personelu;
• Odstąpienie - w przypadku umów o charakterze zbliżonym do dzieła Strony mogą przewidzieć umowne prawo odstąpienia, wskazując termin i przesłanki uprawniające do skorzystania z tego uprawnienia np. z uwagi na opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia lub istotnego opóźnienia w realizacji danych etapów;
• Usługi dodatkowe – np. wsparcie poprojektowe, aktualizacja Systemu, usługi typu SLA, szkolenia - jeśli strony chcą tego rodzaju wsparcia można to zapisać w umowie lub zawrzeć odrębną umowę np. dotyczącą wyłącznie SLA czy szkoleń;
• Procedura eskalacji sporu - np. powołanie komitetu sterującego i klauzula dot. Polubownego rozwiązywania konfliktów lub klauzula mediacyjna;

Inne postanowienia, pytania i problemy

• Nadanie umowie charakteru umowy o dzieło lub o świadczenie usług – w praktyce tego rodzaju umowy najczęściej są zbliżone do umowy o dzieło, co oznacza również odpowiedzialność Wykonawcy za rezultat, niekiedy jednak mogą przybrać charakter umowy łączącej cechy umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług. W takim przypadku Wykonawca z tytułu określonych zobowiązań może nie odpowiadać za rezultat, a jedynie za świadczenie usług z należytą starannością;
• Współpraca z Zamawiającym – szczególnie istotna w przypadku umów wdrożeniowych jest współpraca stron i właściwa komunikacja; warto rozważyć powołanie komitetu sterującego składającego się z osób delegowanych przez Zamawiającego i Wykonawcę;
• Procedura zarządzania zmianą - istnieje ryzyko zmiany przez Zamawiającego koncepcji, której Wykonawca nie oszacował przy okazji przygotowania dokumentacji i akceptacji umowy; procedura zarządzania zmianą, powinna regulować wprowadzanie ewentualnych zmian w uporządkowany i obustronne zaakceptowany sposób.