Wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów

Koszt usługi:
zwykle ok. 5500 zł + VAT

We wrześniu 2024 r. zaczęły obowiązywać w Polsce przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, które nakładają na przedsiębiorców nowe obowiązki w zakresie skutecznej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.

Nowe regulacje wprowadzają liczne wymogi, mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa sygnalistom niezależnie od formy ich zatrudnienia. Przedsiębiorcy powinni przygotować swoje organizacje na pełne wdrożenie tych zasad. Ustawa obejmuje szeroką grupę podmiotów, co oznacza, że wiele z nich może być obowiązanych, aby dostosować się do nowych wymagań. W ramach naszej Kancelarii oferujemy kompleksową usługę wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów.

Co otrzymasz?

W ramach usługi wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów zapewnimy Ci:

Szczegółową analizę czy Twoją firmę obejmuje obowiązek wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów.
Wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Doradztwo prawne w zakresie opracowania zasad bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz zdefiniowania bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń, w tym wsparcie przy wyborze i wdrożeniu aplikacji dla sygnalistów.
Opracowanie oceny ryzyka przetwarzania danych osobowych, które zostaną pozyskane w ramach zgłoszeń sygnalistów, w tym aktualizację klauzul informacyjnych.

Dodatkowo (w ramach odrębnej usługi, nie uwzględnionej w podanej tu szacowanej wycenie), możemy także zaoferować Twojej firmie m.in.:

Dedykowane szkolenia dotyczące wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, zarówno dla kadry zarządzającej oraz działu HR, jak również dla ogółu współpracowników.
Obsługę zgłoszeń wewnętrznych, obejmującą przyjęcie zgłoszenia, wpis zgłoszenia do rejestru zgłoszeń oraz przygotowanie informacji o przyjęciu zgłoszenia oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających, zmierzających do weryfikacji zgłoszeń i sporządzanie odpowiedzi na zgłoszenia.

Wycena usługi

Kompleksowe wdrożenie w Twojej organizacji ustawy o ochronie sygnalistów przez naszą Kancelarię (obejmujące pkt 1-4 powyżej) kosztuje ok. 5500 zł + VAT, z zastrzeżeniem, że w przypadku, gdy po weryfikacji stwierdzimy brak obowiązku sporządzania u Ciebie procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmiesz decyzję o zaprzestaniu realizacji dalszych etapów, koszt usługi wyniesie tylko ok. 800 zł + VAT. Usługa zawsze ostatecznie wyceniana jest po otrzymaniu od Ciebie kompletu informacji i dokumentów.

Świadczenie usługi wskazanej powyżej podzielone jest na następujące etapy:

Etap 1: zebranie przez nas informacji potrzebnych do weryfikacji czy obejmuje Cię ustawowy obowiązek wdrożenia przepisów ustawy o chronię sygnalistów. W przypadku stwierdzenia, że taki obowiązek Cię dotyczy, będziesz mógł podjąć decyzję o realizacji dalszych etapów usługi.
Etap 2: opracowanie wzoru procedury zgłoszeń wewnętrznych dostosowanej do specyfiki Twojej działalności i przedstawienie rekomendacji w zakresie opracowania zasad bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz zdefiniowania bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń.
Etap 3: opracowanie oceny ryzyka przetwarzania danych osobowych, które zostaną pozyskane w ramach zgłoszeń sygnalistów, w tym aktualizację klauzul informacyjnych.

Jak szybko wykonamy usługę?

Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów w Twojej firmie to złożony proces, stąd jego przeprowadzenie zajmuje ok. 2-3 tygodni od przedpłaty (zakładając, że w miarę sprawnie dostarczysz nam potrzebne informacje i dokumenty).

Czego od Ciebie potrzebujemy?

Informacje

Liczba zatrudnionych osób: Określ, ile osób jest u Ciebie zatrudnionych (uwzględnij osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, a także osoby świadczące usługi na podstawie umów zlecenie, umów B2B).
Osoba odpowiedzialna za zgłoszenia: Wskaż jakie osoby mają być odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych. Zdecyduj, czy ma to być ktoś z czy spoza Twojej organizacji.
Kanały zgłoszeń: Określ, jak przyjmowane mają być zgłoszenia. W formie ustnej, pisemnej? Czy przewidujesz zgłoszenia anonimowe?
Zakres procedury: Czy w ramach procedury chcesz dopuścić możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych (np. regulaminu pracy)?
Dodatkowe postanowienia: Jeśli masz szczególne wymagania, prosimy o ich wskazanie.

Współpraca

Bieżący kontakt: Utrzymujemy regularny kontakt mailowy lub telefoniczny w celu ustalenia kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z wdrożeniem przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.
Spotkanie robocze: Organizujemy jedno spotkanie robocze online, które odbywa się w etapie analizy obowiązku wdrożenia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.
Uwagi i akceptacje: Oferujemy możliwość zgłaszania uwag i komentarzy do procedury zgłoszeń wewnętrznych na etapie jej przygotowania.
Szkolenia: Proponujemy przeprowadzenie dedykowanych szkoleń dla kadry zarządzającej, członków HR oraz pracowników/współpracowników, przygotowujących firmą na wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.

Pytania i odpowiedzi

Pytania dotyczące współpracy z Kancelarią

Jakie doświadczenie ma kancelaria w zakresie wdrażania w organizacjach ustawy o ochronie sygnalistów?

Kancelaria wspierała klientów w dopełnieniu formalności prawnych związanych z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów. Wielokrotnie podejmowaliśmy się interpretacji przepisów ustawy, dzięki czemu możemy zapewnić skuteczne doradztwo prawne.

W jaki sposób zawieram umowę z Kancelarią, co jest potrzebne do rozpoczęcia współpracy z Kancelarią?

Do rozpoczęcia współpracy nie potrzebujemy umowy pisemnej. Opieramy się o zamówienie mailowe, a jego złożenie oznacza akceptację opisanej w mailu oferty oraz ogólnych warunków współpracy załączonych do maila. Jeśli potrzebujesz umowy pisemnej, prześlemy Ci nasz standardowy, prosty wzór i jeśli nie będziesz mieć do niego uwag, rozpoczniemy współpracę w oparciu o umowę zawartą na piśmie.

Czy możemy prowadzić spotkania robocze online?

Tak, organizujemy spotkania robocze za pośrednictwem platformy MS Teams.

Czy możecie zrealizować usługę w krótszym czasie?

Staramy się dostosować do Twoich potrzeb. Tam, gdzie to jest możliwe przeprowadzamy proces wdrożenia szybciej (np. delegując do wykonania szerszy zespół). Termin wykonania usługi zależy jednak od faktycznego nakładu pracy oraz sprawności komunikacji w zakresie dostarczenia potrzebnych dokumentów i informacji.

Jakie są zasady płatności?

Usługa wdrożenia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów jest płatna z góry. Jeśli po zakończeniu czynności zdecydujesz się na nasze wsparcie w przeprowadzeniu szkolenia bądź zlecisz nam obsługę zgłoszeń wewnętrznych, ustalamy sposób płatności – z góry lub miesięcznie (w zależności od sytuacji).

Czy Kancelaria udziela wsparcia w języ6ku angielskim i może przygotować draft procedury zgłoszeń wewnętrznych w języku angielskim?

Tak, wszyscy prawnicy w Kancelarii posługują się językiem angielskim na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację. Posiadamy doświadczenie w projektowaniu, weryfikacji i negocjowaniu dokumentów w języku angielskim. Praca w tym języku może zająć nieco więcej czasu, co może wpłynąć na wyższy koszt usługi w porównaniu do podanej wcześniej kwoty szacunkowej.

Pytania dotyczące wdrożenia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia informacji albo uzasadnionych podejrzeń naruszenia praw w kontekście związanym z zatrudnieniem, wobec której nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań w związku ze zgłoszeniem bądź ujawnieniem.

Dotyczy to osób, które zgłaszają naruszenie prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy, w tym między innymi:

pracownika (także tymczasowego);
osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
przedsiębiorcę;
akcjonariusza lub wspólnika, prokurenta, a także członka organu osoby prawnej (członka zarządu czy rady nadzorczej);
osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
stażystę, praktykanta, wolontariusza.

Czy osoba, która zgłosiła naruszenie w trakcie rekrutacji może być sygnalistą?

Sygnalistą może być także osoba dokonująca zgłoszenia, której stosunek pracy lub inny stosunek prawny stanowiący podstawę świadczenia pracy lub usług ma zostać́ dopiero nawiązany, w przypadku, gdy informacje na temat naruszeń́ uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Jak należy poinformować kandydatów do pracy o procedurze zgłoszeń wewnętrznych?

Informacja ta powinna być przekazywana w sposób analogiczny do informowania o przetwarzaniu danych osobowych w procesie rekrutacyjnym w sposób przyjęty w danej firmie.

Jakie obowiązki nakłada ustawa o ochronie sygnalistów na przedsiębiorców?

Ustawa nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków. Najważniejsze z nich to:

Objęcie sygnalisty ochroną zgodnie z przepisami ustawy od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Opracowanie w przedsiębiorstwie procedury zgłoszeń wewnętrznych, określającej zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, a także prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Wyznaczenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrzny, upoważnionych przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
Określenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
Zagwarantowanie poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona danych osobowych poprzez uniemożliwienie nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.

Czy każdy ma obowiązek wprowadzenia w swojej firmie procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Przepisy dotyczące sygnalistów obowiązują podmioty, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być wdrożona od 25 września 2024 r., przy czym pierwszy stan zatrudnienia, od którego zależy obowiązek jej stosowania, określany jest na dzień 1 lipca 2024 r.

Obliczając liczbę osób wykonujących pracę zarobkową należy uwzględnić pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych oraz tzw. kontraktów B2B).

Próg 50 osób nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Od kiedy sygnalista podlega ochronie?

Sygnalista otrzymuje ochronę od momentu zgłoszenia lub ujawnienia naruszenia, o ile ma uzasadnione podstawy sądzić, że przekazane informacje są prawdziwe w chwili zgłoszenia oraz dotyczą naruszenia prawa.

Jakie konsekwencje poniesie sygnalista za fałszywe zgłoszenie?

Za świadome zgłoszenie fałszywych informacji sygnalista może zostać ukarany grzywną, ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do dwóch lat. Osoby poszkodowane mogą dochodzić natomiast od niego odszkodowania.

Czy zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane anonimowo?

Tak, sygnalista może zgłaszać naruszenia anonimowo. Jednak w takim przypadku podmiot przyjmujący zgłoszenie nie jest zobowiązany do jego rozpatrzenia, chyba że stanowi tak wewnętrzna procedura. Podsumowując, to Ty na etapie wdrażania przepisów decydujesz czy chcesz umożliwić w Twojej firmie zgłoszenia anonimowe.

Czy za rozpatrywanie zgłoszeń może być odpowiedzialna osoba, która została dedykowana do odbioru zgłoszeń?

Tak, funkcję tę może pełnić ta sama wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, jeżeli zapewniają bezstronność.

Czy wewnętrzne przepisy pracodawcy mogą ograniczać prawa sygnalistów?

Nie, pracodawca nie może ograniczać ani wyłączać praw sygnalistów, np. poprzez regulaminy, układy zbiorowe czy umowy. Takie ograniczenia są z mocy prawa nieważne.

Czy sygnalista może ujawnić naruszenie prawa publicznie?

Tak, jednak ochrona prawna przysługuje tylko w określonych przypadkach, np. gdy wcześniejsze zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne nie przyniosło skutku lub gdy naruszenie stanowi bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego.

Jakie kary przewidziane są za niestosowanie się do przepisów?

Nowe przepisy wprowadzają odpowiedzialność karną – karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech. Dotyczą one następujących naruszeń:

brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych albo ustanowienie procedury niezgodnej z przepisami;
ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą;
podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą;
uniemożliwianie bądź utrudnianie dokonania zgłoszenia.
Ponadto, jeśli przedsiębiorca zastosuje wobec sygnalistów działania odwetowe, to będą oni mieli prawo dochodzenia odszkodowania.

Co bierzemy pod uwagę wdrażając przepisy o ochronie sygnalistów?

Obligatoryjne elementy procedury.

Procedura wewnętrzna powinna określać:

wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i
przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez podmiot odpowiedzialny za rozpatrywanie zgłoszeń
maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie
podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Postanowienia dodatkowe

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo określać:

wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w danym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Jak zamówić wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów?

Po prostu napisz do nas maila: kancelaria@kancelariastanek.pl.

Możesz też zostawić swój numer telefonu: